Workflows en Hubspot ¿Qué son y cómo implementarlos?

Los workflows en HubSpot, o flujos de trabajo en español, es una funcionalidad que te permite automatizar procesos y optimizar actividades repetitivas de tus equipos de marketing, ventas y atención a cliente.

Cada vez que un contacto solicita comunicarse con tu empresa, tu equipo se organiza e inicia una serie de actividades. Desde quién responderá el mensaje, si tiene que buscar contenido en específico o abrir un ticket para que un área de tu empresa solucione algún problema de tus clientes.

Por eso, si quieres mejorar tus ventas, necesitas brindar una atención personalizada y precisa en todo momento. Lo cual puede ser complicado si en tu empresa generan muchos contactos.

Los flujos de trabajo de HubSpot son una gran opción para optimizar el desempeño de tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente, ya que te permiten automatizar múltiples actividades.

Entre otras cosas, tus equipos podrán:

• Automatizar actividades repetitivas
• Condicionar la asignación de actividades cada vez que un contacto cumpla con alguna característica
• Establecer reglas para mantener más organizada la información de los clientes
• Diseñar estrategias completas de marketing automatizado

Pero, ¿cómo funcionan estos flujos de trabajo en HubSpot? Lo primero que debes saber es que dentro de HubSpot solo podrás implementar la funcionalidad de workflows a través de la versión Professional o Enterprise de los módulos de HubSpot Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub y Operations Hub.

Es importante que consideres que en cada Hub, los flujos de trabajo disponibles son diferentes, dependiendo del enfoque de cada módulo en HubSpot.

Por otro lado, también debes tener una buena organización de datos y los objetivos de tus workflows deben estar muy claros. Ya que solo así podrás diseñar un flujo de trabajo efectivo para tu empresa de acuerdo con las actividades que deseas automatizar.

¿Para qué sirven los workflows en HubSpot?

Si los utilizas adecuadamente, los workflows de Hubspot te permitirán ahorrar mucho del tiempo que tus equipos deben gastar en la organización y realización de diferentes tareas repetitivas. Lo cual influirá directamente en su productividad y eficiencia, generando mayor rentabilidad para la empresa.

Al mejorar la organización y automatización de actividades y contactos puedes optimizar la eficiencia en los cierres de ventas de tus equipos. Las combinaciones de sus funciones son prácticamente infinitas, solamente deberás identificar muy bien cuál es el objetivo de tu empresa al programar un flujo de trabajo.

Algunas de las principales actividades que puedes cubrir son:

• Optimizar la organización de tus listas de contactos. Esto es útil si quieres saber cuando un contacto está listo para una venta o si, en definitiva, no es apto para cerrar un trato con tu empresa. Con esta información ahorrarás mucho esfuerzo a tus equipos de marketing y ventas. A través de la programación adecuada de un workflow podrás determinar características deseables de tus contactos para depurar listas en HubSpot.
• Conectar tareas entre tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente. Es más probable que un prospecto decida cerrar un trato con tu empresa cuando recibe una atención rápida y personalizada. Por eso, es importante que tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente estén en la misma sintonía. De esta manera podrás guiar a tus leads en su recorrido de comprador y garantizas más ventas para tu empresa.
• Ejecutar estrategias complejas de email marketing y mensajería instantánea. La automatización del marketing es una necesidad en nuestra era digital. Para motivar el recorrido del comprador de tus prospectos, el equipo de marketing debe mantener una comunicación efectiva con los leads, y saber cómo guiarlos en cada paso. Por eso, usar workflows puede eficientar las acciones de marketing durante la maduración de prospectos, desde el envío de emails hasta la comunicación más personal a través de SMS y mensajes por WhatsApp.
• Dar respuestas rápidamente a tus prospectos y clientes. Tus prospectos y clientes quieren una atención inmediata. De esta manera, con un flujo de trabajo automatizado, puedes notificar a tus equipos cuando un cliente o prospecto necesita atención. Incluso puedes programar envíos de correos de seguimiento o enviar notificaciones a tu equipo para que se pongan en contacto inmediatamente. Así, responderás a la inmediatez que tus usuarios tanto necesitan y puedes aumentar la retención de clientes de tu empresa.

Lo que sea que necesites optimizar a través de un flujo de trabajo, podrás realizarlo con los workflows de HubSpot, pero debes tener bien claro cuáles son tus objetivos para identificar qué tan efectivos son tus resultados.

¿En qué pueden utilizarse los workflows de HubSpot?

Hay muchas aplicaciones prácticas de los workflows que pueden ser de gran utilidad para tu empresa.

Por ejemplo, supongamos que tienes una gran cantidad de leads, pero no estás logrando llevar a ninguno de esos prospectos a la decisión de compra.

Cerrar más ventas depende en gran medida de la buena atención que brinde tu equipo, así como de qué tan efectivas son sus estrategias de nutrición de leads. Un soporte automatizado de flujos de trabajo puede ayudarte a ganar la confianza al darle un buen seguimiento a las conversaciones con tus contactos.

Para lograrlo, los workflows de HubSpot te ayudan a desarrollar estrategias completas y automatizadas como:

• Enviar contenido útil en el momento correcto. Monitorear el comportamiento de tus prospectos o clientes puede ayudarte a programar envíos de correos y acciones de contacto. Por ejemplo, digamos que uno de tus prospectos abre una guía de cómo usar tu producto, entonces puedes enviar un correo o SMS de agradecimiento y, unos días después, enviar automáticamente promociones o catálogos de tus servicios. Pero si otro de tus leads no abrió la guía, quizá deberás adaptar tus estrategias de marketing para resolver dudas más generales a través de newsletters o invitaciones a webinars de algún tema de interés.
• Actualizar tus listas de contactos. Puedes crear workflows que te permitan actualizar el recorrido de los contactos. De manera que tu equipo de marketing identifique si un contacto sigue siendo viable para continuar con el recorrido o no.
• Enfocar las conversaciones con el contacto según sus pain points particulares. Tu equipo de marketing se encarga de crear diversas piezas de contenido enfocadas a diferentes dificultades de tus buyer personas, pero, un workflow bien diseñado te permite enviar el contenido ideal a tus contactos según su comportamiento y características.
• Automatizar las tareas de tus equipos y enviar notificaciones internas. Por ejemplo, si tu equipo de ventas o atención al cliente abre un ticket, puedes activar automáticamente una serie de actividades específicas para ahorrar tiempo de gestión y darle el seguimiento adecuado a dicho ticket.
• Agilizar el proceso de atención de prospectos por parte de tu equipo comercial. Una de las utilidades más famosas de los workflows es el seguimiento de leads calificados. Cada vez que un lead de marketing (MQL) se adecúa a las características de un lead calificado para ventas (SQL), puedes activar notificaciones de seguimiento para que tus asesores comerciales los contacten rápidamente. De esta manera es posible cerrar más tratos de ventas con menos esfuerzo.
• Generar tareas automáticamente y activar notificaciones ante determinadas condiciones. Esto es útil para monitorear el comportamiento de tus contactos o empresas, cada vez que una empresa o contacto realicen alguna acción puedes crear flujos de trabajo o activar notificaciones.
• Crear una automatización integral con otras plataformas fuera de HubSpot. Es posible conectar tus workflows con el CRM de HubSpot o CRM externos y asignar de manera automática las tareas para tus asesores de ventas. Esto te permitirá optimizar sus actividades y que tengan más tiempo de contactar a tus prospectos.

¿Qué tipos de Workflows puedes utilizar en HubSpot?

Los workflows de Hubspot se clasifican en diversos tipos según el tipo de registro que activará el flujo de trabajo. Es decir, puedes iniciar un workflow de acuerdo a condiciones que deberán cubrir tus contactos, las empresas que tienes registradas o la apertura de algún ticket en tu empresa.

La clasificación que te aparecerá al configurar tus workflows es la siguiente:

• Contactos. Son los workflows más comunes y dependen de las características de los prospectos para tu empresa. Se trata de flujos de trabajo muy útiles para marketing ya que pueden realizar nutrición de leads o asignación de SQL a ventas.
• Empresas. Al igual que en la clasificación anterior, los workflows de empresas son muy útiles para marketing, ventas y atención al cliente. Especialmente si tu empresa está enfocada a cerrar negocios con otras empresas, es decir B2B.
• Negocios. Son los tratos que ya se están cerrando tanto con empresas como con contactos. Aquí puedes condicionar tus flujos de trabajo conforme al estado en que se encuentra el negocio o el tipo de trato, etc.
• Cotizaciones. Está disponible solo en la versión Enterprise de Sales Hub Enterprise. En este tipo de workflow puedes configurar si se necesita una aprobación de cotización o detonar una serie de actividades cuando hay algún cambio en la cotización inicial. De esta manera, puedes automatizar diversas actividades de tu equipo comercial.
• Tickets. Solo los usuarios que tienen acceso a la versión Professional o Enterprise de Service Hub pueden usar este tipo de workflow. Es útil para que te asegures de brindar el mejor soporte a tus clientes una vez que se ponen en contacto con servicio al cliente.
• Conversaciones. Es útil para optimizar la comunicación de tu empresa con prospectos y clientes. Hay muchas maneras de emplear este tipo de workflow, por ejemplo, activar notificaciones cada vez que se inicie un chatbot, o programar recordatorios basados en conversaciones, generar tareas automáticamente de acuerdo a alguna conversación con clientes, etc.
• Envíos de comentarios. Solo está disponible para Service Hub en su versión Professional o Enterprise. Te permite arrancar un flujo de trabajo según los resultados del feedback de tus clientes. Es decir, puedes enviarles correos de agradecimiento o seguimiento. También es posible ofrecer una asesoría personalizada en caso de quejas o solicitar sugerencias específicas.
• Objetos personalizados. Está disponible solo para la versión Enterprise de cualquier módulo. Te permite utilizar algún objeto personalizado como detonador de flujos de trabajo más específicos.

Podrás acceder a estos tipos de workflows según los módulos y planes que tengas activados.

Guía para crear e implementar workflows con HubSpot

Una vez dentro de esta sección, podrás visualizar todos los workflows que hayas diseñado, y evaluar si se están usando o no. Además de que puedes acceder a ellos para editarlos y ajustarlos.

Nosotros iremos al botón de “crear workflow”

Aquí es donde encontrarás los tipos de workflows que puedes diseñar desde cero, incluso plantillas predeterminadas y flujos de trabajo diseñados solamente para eventos o por un tiempo definido.

En esta ocasión realizaremos un workflow a través de las propiedades de contacto, es decir, su puntuación de lead scoring.

Además, también puedes nombrar tu workflow dando clic en el lápiz de la parte superior.

Una vez que le asignes un nombre y decidas qué tipo de workflow deseas crear da clic en siguiente para pasar a la configuración.

Al dar clic en el tipo de flujo de trabajo que deseas crear, se abrirá una pestaña en la que deberás configurar el detonador del workflow.

Solo deberás dar clic en el botón naranja “editar filtros” para comenzar a configurar esta automatización.

Tienes diversas opciones en las cuales te puedes enfocar. Nosotros daremos clic a las “propiedades de contacto”

Se desplegarán una gran cantidad de opciones de información de contacto entre las que puedes elegir. Por eso, es muy importante que sepas de qué información dispones en tu panel de contactos o CRM antes de configurar tu flujo de trabajo. De esta manera, te asegurarás de que funciona adecuadamente.

En este caso en particular, necesitamos las puntuaciones obtenidas en una calificación de leads. Así que buscaremos directamente la propiedad que necesitamos: “Puntuación de HubSpot”

Elegiremos la puntuación ideal de nuestros leads que serán enviados a ventas y daremos clic en “aplicar filtro”.

Como puedes ver, aún es posible agregar otros criterios que se pueden cumplir. Pero en este caso, simplemente daremos clic a “guardar”.

El punto de activación de nuestro workflow está listo: Cada vez que un contacto llegue a la puntuación 50 de lead scoring, este flujo de trabajo se activará automáticamente.

A continuación agregaremos un la siguiente sección de nuestro workflow dando clic en el botón de más (+)

Hay muchas acciones entre las que puedes elegir. Pero, en este caso lo que nos importa es contactar a ventas para que sepan que hay un SQL listo para contactar.

Así que podemos enviar un correo electrónico interno, o crear la tarea en automático. En esta ocasión, daremos clic en “agregar una tarea”.

Rellenamos todos los campos necesarios de manera que la tarea sea muy clara y damos clic en “guardar”.

Posteriormente, podemos agregar más acciones dando clic en el signo de más y se desplegará nuevamente el menú de la derecha.

Para este ejemplo, nosotros decidimos que es importante dar un periodo al equipo de ventas para ver la notificación y ponerse en contacto con el lead calificado. Así que seleccionamos la opción de “Retraso por una cantidad de tiempo definida” y configuramos los estándares de espera.

Después, agregamos una “ramificación si/entonces”, en la que establecemos que, dependiendo de si la tarea ha sido completada o no, se tomarán acciones diferentes en el workflow.

El workflow puede continuar de acuerdo a las condiciones que desees activar para tu equipo. Lo ideal es que planifiques muy bien las acciones que necesitas automatizar antes de iniciar con la configuración. De esta manera, estarás seguro de contar con toda la información que necesitas para automatizar diferentes acciones.

También es importante que sepas que, sin importar el tipo de flujo de trabajo que hayas activado, los workflows funcionan automáticamente hasta que se desactivan manualmente.

Automatiza las actividades de tus equipos y mejora sus resultados

La automatización que te brindan los flujos de trabajo te ayudarán a mejorar la eficiencia de tu equipo, incrementando su productividad y reduciendo el número de tareas repetitivas que deben realizar.

Con esta herramienta puedes optimizar la comunicación entre tus equipos y agilizar el ritmo de atención de tu empresa, lo cual te permitirá ahorrar una gran cantidad de dinero y tiempo invertidos en tus cierres de ventas.

Ahora que ya sabes cómo crear workflows en HubSpot, asegúrate de diseñar las mejores estrategias para aprovechar al máximo esta funcionalidad.

¿Quieres implementar workflows en HubSpot que sean altamente efectivos para tu empresa? En Mailclick podemos brindarte la orientación que necesitas.