Proceso de Ventas: Guía para Dueños, Directores y Gerentes

Un proceso de ventas efectivo puede aumentar los ingresos de una empresa y hacerla destacar en su mercado, por muy específico que este sea.

Por lo general, sus etapas son similares y se pueden aplicar a diversos sectores y tipos de venta. No obstante, es común que haya variaciones entre un proceso B2B y uno B2C. Por lo que, podemos afirmar que ningún proceso de ventas tiene que ser igual a otro.

Como directivo de tu empresa es normal que te preocupe implementar un proceso comercial efectivo para aumentar los ingresos de tu compañía y aprovechar al máximo las oportunidades de vender.

Descubrirás que es bastante sencillo. Basta con implementar un proceso adaptado a las características específicas de tu negocio, centrado en el cliente y potenciado por el inbound sales, para obtener el nivel de ingresos que necesita tu compañía para crecer y expandirse adecuadamente.

¿Qué es el proceso de ventas?

El proceso de ventas es un grupo de pasos estructurados que los vendedores utilizan con sus clientes potenciales para atraerlos, interactuar con ellos y facilitar el cierre de las negociaciones.

Durante este proceso el representante comercial identifica las necesidades e intereses del prospecto y determina si es un candidato apropiado para los productos o servicios de su empresa.

En otras palabras, un proceso de ventas funciona como una guía estratégica para el equipo comercial, permitiéndole mejorar continuamente su desempeño y en consecuencia, la generación de ingresos para tu compañía.

8 Etapas del proceso de ventas

Un proceso de ventas efectivo generalmente incluye 8 fases. No obstante, es importante aclarar que este número puede variar según el tipo de empresa específica de la que se trate, pudiendo existir más o menos etapas para concretar las ventas.

En este punto abordaremos el proceso de ventas típico que aplica a la mayoría de los negocios y que se compone de:

1. Prospección

La etapa de prospección es fundamental para cualquier proceso de ventas, ya que durante la misma el vendedor identifica y recopila información sobre el mercado y los clientes potenciales.

Esto es clave para encontrar nuevas oportunidades de ventas e incluirlas en el embudo comercial de tu empresa. Se trata de un paso muy importante para el crecimiento del negocio, ya que permite ampliar la base de clientes y generar más oportunidades de negocio.

Además, una prospección bien realizada permite establecer una relación efectiva con los clientes potenciales desde el primer momento, aumentando de esta manera las probabilidades de cerrar ventas a corto y largo plazo.

La prospección aporta muchos beneficios para tu negocio ya que, si se realiza correctamente, permite descubrir nichos no explorados, necesidades insatisfechas y segmentos de mercado con potencial de crecimiento.

Este paso puede ser complementado o incluso sustituido por la generación de prospectos a través de estrategias de marketing digital o de otro tipo.

2. Contacto inicial con los clientes potenciales

Es una fase sumamente importante, ya que permite identificar si un prospecto tiene desafíos o problemas que tu empresa pueda ayudar a resolver.

Además, es muy útil para generar confianza y entendimiento que es la base de cualquier proceso de ventas.

Antes de contactar, los vendedores deben prepararse muy bien para ofrecer una buena impresión y así mantener al prospecto interesado en tu empresa.

3. Calificación de clientes potenciales

La etapa de calificación implica evaluar y clasificar a los prospectos en función de su idoneidad y probabilidad de convertirse en clientes.

Este paso ayuda a los equipos comerciales a centrar sus esfuerzos en los prospectos que tienen un mayor potencial para convertirse en compradores.

Pero, ¿cómo saber si un cliente potencial está calificado para la venta? Para ello es necesario que cumpla las siguientes condiciones:

• Tenga un problema que tu producto o servicio pueda resolver.
• Muestre interés en tu producto o servicio.
• Sea un decisor o esté en contacto directo con los ejecutivos que toman la decisión de compra.
• Reconozca que tu oferta es adecuada para resolver sus problemas.
• Esté en condiciones de pagar tus productos o servicios.

Si se cumplen los 4 parámetros anteriores, se dice que el cliente potencial está calificado, es decir, tiene altas probabilidades de cerrar una venta.

Este paso de calificación normalmente incluye una primera llamada breve de contacto inicial y, posteriormente, una (o varias) reuniones de exploración y descubrimiento con las diferentes personas involucradas en el proceso de decisión.

4. Nutrición de leads

Para nutrir a un lead hay que proporcionarle información valiosa y relevante que le ayude a avanzar hacia la compra.

Es una manera de educar al cliente potencial sobre sus necesidades, problemas y las soluciones de los mismos mediante contenido informativo como ebooks, artículos de blogs, webinars y videos y correos electrónicos.

5. Presentación

Una vez que los vendedores tienen muy bien identificados cuáles son los prospectos calificados, realizan presentaciones para abordar de manera detallada sus problemas y cómo se van a solucionar.

La idea es destacar los beneficios y características más relevantes que tiene la oferta para resolver los desafíos que enfrenta el cliente potencial.

En esta fase es muy importante que el vendedor escuche con atención lo que le dice el prospecto para ofrecer respuestas certeras y persuasivas a sus inquietudes.

Ten en cuenta que, la escucha activa es una destreza de venta que puede hacer la diferencia entre una presentación exitosa o un verdadero fracaso.

6. Manejo de objeciones

Durante esta etapa se abordan las preocupaciones del cliente potencial y se ofrecen respuestas y/o soluciones para cada una de ellas.

El vendedor debe ser lo suficientemente habilidoso para un manejo de objeciones eficaz, mediante la utilización de argumentos sólidos y una oferta de valor que destaque la solución que ofrece tu empresa.

7. Negociación

Este es el momento en que se discuten los precios, condiciones y términos del producto o servicio en venta.

También se puede ajustar los honorarios según las necesidades del prospecto, su presupuesto actual y otras condiciones específicas, todo con el objetivo de que ambas partes estén de acuerdo y finalmente se cierre el trato.

8. Cierre

Ocurre cuando existe una solicitud explícita para realizar la compra, generalmente tiene lugar después de que el vendedor y su cliente potencial han llegado a un acuerdo.

Esta etapa está marcada por la firma del contrato, donde quedan plasmados por escrito todos los detalles del producto y/o servicio que se ofrece.

8 Pasos para definir el proceso de ventas adecuado para tu empresa

Uno de los desafíos más comunes entre las empresas es que su equipo comercial no logra identificar por completo las diferentes etapas del proceso de ventas. Eso les dificulta saber qué actividades hacer para avanzar más fácilmente hacia la venta.

Por suerte, es un reto fácil de resolver: solo basta reconocer y documentar cada fase. De esta forma, tus vendedores tendrán la información que requieren para ser más productivos. Puedes lograrlo de una manera muy sencilla:

1. Delimita muy bien los objetivos

Es clave contar con objetivos bien definidos antes de crear tu proceso de ventas, porque sin metas claras es muy difícil mapear un proceso exitoso.

Además, es importante ponerle fecha a cada uno de los objetivos propuestos tanto para el equipo como para los vendedores de manera individual, con el fin de que cada uno de los miembros concientice y trabaje por conseguirlos según lo planificado.

También te sugerimos utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) que te ayuden a medir y alcanzar los objetivos de cada etapa de tu proceso.

2. Investiga

Para realizar un proceso de ventas adecuado se investiga el mercado para ver qué hacen otras empresas, qué etapas siguen, se evalúa lo que regularmente preguntan o solicitan los clientes durante el proceso y las actividades necesarias para atender esos requerimientos.

Además, se analizan los pasos que realiza tu compañía para lograr la venta y el tiempo/rango promedio que tarda en cerrarse la misma.

3. Mapea el proceso de venta

Te sugerimos establecer un borrador, basado en los pasos que normalmente se realizan siempre que se cierra una venta en tu empresa.

Por supuesto, si integras las mejores prácticas descubiertas en la fase anterior, ahorrarás mucho en la curva de aprendizaje y tendrás mejores resultados a partir del nuevo proceso de ventas.

Por ejemplo, este sería un esquema hipotético:

1. Prospección o primera llamada a un prospecto
2. Reunión presencial o en línea
3. Reunión con los decisores involucrados
4. Pre propuesta
5. Reunión para resolver dudas y afinar propuesta final
6. Revisión de propuesta final y toma de decisión.

4. Compromete a todos los departamentos

Un proceso de ventas no es exclusivo del área comercial, por lo que incluir solo a los vendedores de la empresa es un error. Sabemos que ellos son clave pero también lo son otros departamentos como el de marketing y servicio al cliente.

Por eso, lo ideal es que tu proceso también abarque a otras áreas del negocio, así generas compromiso en sus trabajadores, lo cual favorece el cumplimiento de los objetivos planteados.

5. Establece las bases que no cambian

Un proceso adecuado comprende las acciones que a corto y mediano plazo sí o sí debe hacer tu equipo comercial para llegar al cierre de una venta, por ejemplo:

• Cómo establecerá la comunicación inicial por email o por teléfono
• Qué debe decir
• Cuándo y cómo se dará seguimiento
• Qué sigue después de cada seguimiento y cuál es el objetivo de cada toque
• Hasta cuántos intentos y de qué tipo, normalmente se realizan cuando se cierran las ventas.

6. Nombra y define las etapas de tu proceso

Este paso es clave porque ayuda a que todo tu equipo entienda lo que tiene que hacer y cómo debe hacerlo.

En el punto anterior analizaste lo que funciona, cuándo y en qué medida. En este punto lo agrupas de una manera que tenga lógica y sea fácil de seguir por todo tu equipo comercial.

La importancia de este punto va más allá de darle un nombre a cada etapa, su relevancia está en:

• Usar un lenguaje común que elimine errores en la comunicación del equipo comercial.
• Determinar qué acciones se deben realizar en cada una de las fases, sus responsables y los resultados esperados.
• Definir qué acciones o requerimientos se deben cumplir o completar en cada etapa para poder avanzar en el proceso de ventas
• Lograr mayor homogeneidad en cuanto a los resultados comerciales
• Evitar que solo unos cuantos vendedores tengan alto desempeño y los demás estén en una cuota muy alejada.

El nombre para cada fase es variable y depende de sus metas, aquí te dejamos algunos ejemplos posibles:

• Exploración y descubrimiento
• MQL o cliente potencial calificado por marketing
• Interacciones de venta con MQLs
• Calificación del cliente potencial por ventas.

7. Establece el flujo del proceso

Este paso es esencial para que todo el equipo y los departamentos involucrados sepan qué esperar y cómo ocurre todo de inicio a fin.

Para ello se hace un diagrama de flujo, para que las personas puedan identificar fácilmente los pasos, las actividades con sus responsables y lo que requiere cada miembro del equipo para avanzar a la siguiente etapa, incluyendo cuándo se debe descalificar y/o no se puede avanzar más en el proceso.

Ten en cuenta que la claridad favorece el enfoque de los vendedores, mejora la colaboración entre los equipos y favorece el cumplimiento en tiempo y forma de las metas comerciales.

8. Realiza un monitoreo continuo

El monitoreo resulta indispensable para un proceso de ventas efectivo e implica llevar un control permanente de lo que se está haciendo y cómo se está realizando.

Es importante para que todo fluya acorde a lo planificado y se obtengan los objetivos iniciales. Como directivo es recomendable que crees una estructura de mando o autoridad que supervise y gestione que todo funcione adecuadamente.

Para ello podrías designar a un gerente o un supervisor y establecer cómo va a medir el desempeño del equipo.

Si tienes en cuenta estos pasos te será más fácil mapear e implementar un proceso de ventas exitoso para tu compañía.

¿Por qué te conviene tener un proceso de ventas bien definido?

Porque un proceso de ventas bien definido permite alinear a todo tu equipo comercial con un objetivo común: generar más ingresos para la empresa. Además, contar con un proceso adecuado te ayudará a obtener beneficios como:

• Mejorar el enfoque de los representantes de ventas, ya que incluye etapas estructuradas con objetivos y metas claras.
• Identificar de manera rápida quiénes son los clientes potenciales adecuados para tu negocio, haciendo que el equipo comercial se esfuerce con aquellos que tienen probabilidades reales de comprar tus productos o servicios.
• Aumentar la cantidad de clientes potenciales que llegan a tu compañía, incrementando así las posibilidades de concretar ventas.
• Encontrar puntos de mejora en las etapas para afinarlas, con el objetivo de favorecer la eficiencia del equipo comercial.
• Definir las responsabilidades de cada uno de los vendedores y facilitar que todos se entiendan mediante un lenguaje común.
• Conocer las destrezas de los comerciales para perfeccionarlas constantemente y utilizarlas para aumentar la productividad del departamento de ventas y de toda la empresa.

7 Características clave de un buen proceso de ventas

Un proceso de ventas efectivo debe ser capaz de generar ganancias suficientes para que tu empresa crezca y se mantenga competitiva en su nicho de mercado específico.

Asegúrate de que tu proceso cumpla con estas características para maximizar la productividad de tu equipo comercial:

• Debe tener en cuenta las necesidades y deseos del cliente.
• Tiene que ser fácil de entender tanto para los vendedores como para los clientes.
• Es ideal que esté dividido en pasos bien definidos, desde la prospección hasta el cierre de ventas.
• Es recomendable que incluya herramientas de automatización y tecnología, como CRM, para gestionar y hacer un seguimiento eficiente de las interacciones con los clientes.
• Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a diferentes tipos de clientes y situaciones en el mercado.
• Es imprescindible que fomente la comunicación abierta y efectiva dentro del equipo de ventas.
• Debe alinearse con las iniciativas del equipo de marketing.

Incorporar estas características en tu proceso de ventas, te permitirá aumentar la eficiencia de tu equipo de ventas y la satisfacción de tus clientes actuales y futuros.

Herramientas tecnológicas en el proceso de ventas

La implementación de herramientas tecnológicas en el proceso de ventas es crucial para aumentar la eficiencia, mejorar la gestión de clientes y proporcionar datos valiosos para la toma de decisiones, contribuyendo así al éxito y crecimiento saludable de tu empresa.

Mejora la eficiencia de tus representantes de ventas y agiliza todas sus tareas mediante la:

Implementación de un Sistema CRM Efectivo

La implementación de un sistema CRM efectivo en el proceso de ventas ayuda a gestionar de manera más eficaz las relaciones con los clientes, optimizar las operaciones comerciales y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Algunas razones para utilizar un CRM en el proceso de ventas incluyen:

• Puede almacenar de manera centralizada y organizada toda la información relevante sobre los clientes y prospectos. Esto incluye datos demográficos, historial de compras, interacciones anteriores y cualquier otra información relevante.
• Al tener acceso instantáneo a la información del cliente, los representantes de ventas pueden personalizar sus interacciones, brindando una experiencia más satisfactoria y relevante a cada usuario.
• Permite seguir detalladamente todas las interacciones y actividades relacionadas con las ventas, como llamadas, correos electrónicos, reuniones y propuestas.
• Ofrece funcionalidades de automatización que ayudan a eliminar tareas manuales repetitivas, como la entrada de datos, el envío de correos electrónicos de seguimiento y la programación de actividades.
• Organiza las oportunidades de ventas en un embudo estructurado, lo que facilita el seguimiento del progreso de cada prospecto a través de las distintas etapas del proceso de ventas.
• Proporciona herramientas de análisis y generación de informes que permiten a los gerentes evaluar el rendimiento del equipo comercial, identificar tendencias, analizar conversiones y tomar decisiones informadas.
• Facilita la colaboración entre los miembros del equipo de ventas al permitirles compartir información, establecer recordatorios y coordinar actividades a través de la plataforma.

Uso de Automatización en la Gestión de Leads

El uso de la automatización en la gestión de leads ofrece diversas ventajas para tu proceso de ventas, ya que impacta positivamente en la eficiencia y la efectividad de las operaciones comerciales.

Algunas de las principales ventajas de utilizar automatización en la gestión de leads abarcan:

• Permite enviar respuestas automáticas y personalizadas a los leads en tiempo real, lo que mejora la experiencia del cliente y demuestra una respuesta rápida a su interés.
• Puede calificar automáticamente los leads según criterios predefinidos, lo que ayuda a identificar rápidamente qué leads tienen más probabilidades de convertirse en clientes.
• Facilita la segmentación de leads según características específicas, comportamientos o datos demográficos, permitiendo una personalización más efectiva en las estrategias de seguimiento.
• Permite establecer flujos de trabajo automatizados para la nutrición de leads, enviando contenido relevante en momentos específicos para mantener el interés y guiarlos a través del embudo de ventas.
• Envía recordatorios automáticos a los representantes de ventas para realizar un seguimiento en momentos críticos del ciclo de ventas, como después de una demostración o una presentación.
• Acelera el trabajo del equipo comercial al garantizar que los leads se muevan eficientemente a través del embudo sin demoras innecesarias.

Integración de Tecnologías de Comunicación en Tiempo Real

La integración de tecnologías de comunicación en tiempo real también ofrece beneficios importantes para un proceso de ventas empresarial. Mencionaremos algunas de las razones por las cuales es extremadamente útil:

• Permite a los representantes de ventas interactuar directamente con los clientes en tiempo real, respondiendo preguntas y resolviendo problemas de manera inmediata.
• Facilita la realización de presentaciones y demostraciones, lo que es crucial para explicar características del producto, aclarar dudas específicas y cerrar acuerdos de manera efectiva.
• Agrega un toque personal a las interacciones, ayudando a construir relaciones sólidas y a establecer la confianza del cliente.
• Permite la realización de negociaciones en tiempo real, donde los vendedores pueden adaptar sus estrategias según las respuestas y comentarios instantáneos de los clientes.
• Mejora la colaboración interna al permitir que los miembros del equipo comercial se comuniquen eficientemente en tiempo real, compartan información y coordinen esfuerzos de manera instantánea.
• Proporciona notificaciones instantáneas sobre eventos importantes, como la apertura de correos electrónicos, la visita al sitio web por parte de un lead o la interacción en las redes sociales, permitiendo respuestas oportunas.
• Facilita la atención al cliente en tiempo real, lo que es esencial para responder consultas, resolver problemas y proporcionar asistencia en el momento justo en que los clientes lo necesitan.

Objetivos clave de implementar un proceso de ventas claro en tu negocio

Implementar un proceso de ventas claro proporciona una serie de beneficios que contribuyen al éxito de tu negocio. Algunos de sus objetivos clave incluyen:

• Aumentar la eficiencia operativa: un proceso de ventas ayuda a optimizar las operaciones, asegurando que cada miembro del equipo comprenda su rol y las actividades necesarias para el embudo de ventas.
• Mejorar la productividad: al tener pasos claros y definidos, el equipo comercial puede trabajar de manera más enfocada y aprovechar mejor su tiempo.
• Favorecer la experiencia del cliente: un proceso de ventas estructurado garantiza una experiencia coherente para los clientes, independientemente del representante comercial con el que interactúen.
• Alinear el proceso de ventas con los objetivos empresariales: esta alineación asegura que las estrategias de ventas contribuyan a los objetivos comerciales y financieros de la empresa.
• Mejorar el trabajo del vendedor: los vendedores se benefician de una guía estructurada, que les proporciona un marco claro para realizar su trabajo, reduciendo la incertidumbre y aumentando la confianza.
• Incrementar las oportunidades de cierre: permite que los representantes de ventas puedan identificar y capitalizar más oportunidades de cierre, aumentando las tasas de conversión.

¿Cómo implementar con éxito el proceso comercial?

Para implementar de manera exitosa un proceso comercial necesitas definir los objetivos comerciales, seleccionar herramientas tecnológicas, segmentar los clientes potenciales, entrenar al equipo en técnicas de ventas, evaluar los resultados y monitorear la satisfacción del cliente.

Definir los objetivos comerciales

Lo primero es establecer objetivos claros y alcanzables para tu equipo comercial.
Asegúrate que los objetivos estén muy bien alineados con las metas generales de la empresa.

Seleccionar las herramientas tecnológicas

Identifica y elige las herramientas tecnológicas necesarias para ventas como sistemas CRM, herramientas de automatización y plataformas de comunicación.

Ten en cuenta las herramientas que mejor se ajusten a tu tipo de empresa y las que mayores beneficios ofrezcan a tu equipo comercial. Recuerda capacitar a los vendedores para que puedan usarlas correctamente y sacar el máximo provecho de cada una de ellas.

Segmentar los clientes potenciales

Define claramente los segmentos de clientes potenciales a los que se dirigirá el equipo comercial.

Esto facilitará la personalización de enfoques y estrategias de ventas que se utilizarán para lograr los objetivos.

Entrenar al equipo comercial en técnicas de ventas

Proporciona entrenamiento en técnicas de ventas, incluyendo habilidades de negociación, manejo de objeciones y cierre de ventas.

Fomenta la práctica a través de simulaciones y escenarios para aumentar la seguridad y las destrezas de cada uno de tus vendedores.

Evaluación de resultados

Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito del proceso comercial.

Evalúa regularmente los resultados y ajusta las estrategias según sea necesario para aumentar la eficiencia del proceso de ventas y generar más ingresos para la compañía.

Monitoreo de la satisfacción del cliente

Evalúa la satisfacción del cliente a lo largo del proceso comercial mediante encuestas o simplemente leyendo comentarios en redes sociales.

Utiliza la retroalimentación del cliente para ajustar estrategias y mejorar los aspectos que todavía necesitan afinarse.

Considera que para implementar un proceso comercial exitoso debes invertir en el desarrollo del equipo de ventas y mantener un enfoque centrado en el cliente.

Un proceso bien definido contribuye al éxito de tu equipo de ventas

Contar con un proceso claro, definido y bien organizado es el primer paso para facilitar las actividades del equipo comercial y mejorar sus tasas de cierre de ventas.

De igual modo, tener herramientas que faciliten y potencien la productividad son factores clave para generar más ingresos y evitar el desgaste de tu equipo en tareas repetitivas que la tecnología puede hacer con rapidez y eficiencia.

Si necesitas ayuda para optimizar tu proceso de ventas, en Mailclick podemos ayudarte a implementar el inbound sales, crear procesos, documentarlos e implementar herramientas tecnológicas para tu equipo comercial. Contáctanos.