¿Por qué usar un CRM? 15 Buenas razones para hacerlo 👈

Usar un CRM es útil para tu empresa porque te ayuda a organizar información de tus contactos y facilita muchas tareas de tu equipo de marketing y ventas.

Esto se traduce en un mejora significativa en las ganancias de tus ventas ya que, según Nucleus Research cada dólar que se invierte en un CRM reporta un ROI de $8.71 y las expectativas siguen creciendo.

Por tanto, si estás pensando en hacer crecer o desarrollar tu empresa, considera adquirir un CRM que facilite tus acciones de marketing y ventas.

Después de todo, podrás cerrar más negocios si tienes el soporte adecuado para atender bien a tus clientes, brindarles información personalizada y guiarlos en su recorrido del comprador. Todo esto y más puedes lograrlo si empleas el CRM correcto para tu empresa.

15 Razones por las que es una buena idea utilizar un CRM en tu empresa

Un CRM o Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés, es un software que puede facilitar la información de tus contactos para marketing y ventas. Esto resulta útil para hacer más eficientes distintas actividades e incrementar los resultados comerciales de tu empresa.

Según FinancesOnline, el 74% de los negocios que usan un CRM confirman mejoras notables en las relaciones con sus clientes.

#1 Organiza y almacena la información de tus prospectos en un solo lugar

La desorganización de información puede costarte muchas pérdidas en ventas. En el día a día, tu equipo comercial debe dar seguimiento a prospectos y clientes de manera eficiente, sin embargo, si no tienen disponible la información que necesitan, la atención de los leads puede ser muy mala y perderás la oportunidad de cerrar nuevos tratos.

Usar un CRM te ayuda a tener almacenada la información de tus prospectos y clientes en una sola plataforma. Además, la mayoría de estos softwares tienen filtros específicos que pueden ayudar a mantener más organizada dicha información y segmentar tu base de datos según sus intereses y otros parámetros.

Con una plataforma de este tipo, tu equipo podrá conocer a sus prospectos y establecer estrategias para conseguir más ventas.

#2 Previene que pierdas información valiosa de tus prospectos y clientes

Si no tienes mucha organización de tu base de datos, hay muchas maneras de perder información. Por ejemplo: que la hoja de cálculo donde almacenas los datos se pierda, o que tu personal elimine la información accidentalmente, o de forma maliciosa.

Por eso, es importante usar un CRM que te permita tener almacenada la información en la nube. Es decir, que tus colaboradores pueden acceder a ella desde cualquier lugar y que no la tengan guardada directamente en sus ordenadores. Esta alternativa es muy útil cuando tus asesores de ventas deben viajar continuamente.

Ahora bien, también debes cuidar que el software que selecciones tenga un sistema de cifrado, de manera que los datos personales de tus prospectos y clientes queden protegidos incluso al ser almacenados en la nube.

#3 Agrupa a tus contactos para facilitar tus acciones de marketing

Si buscas tener prospectos cada vez más calificados, debes aprender a agrupar (o segmentar) a tus leads para que les envíes información personalizada que realmente les sirva.

Pero, está claro que si tienes una gran cantidad de prospectos, comunicarte de forma personalizada, puede ser difícil. Por eso, segmentar a tus contactos es la clave.

La segmentación te permite agrupar a tus prospectos según características en común, ya sea por grupo de edad, intereses, presupuesto, cargo, sector, entre otros. Después de segmentar, puedes enviar información enfocada a un grupo específico en particular y ahorrarás mucho tiempo.

Los CRM actuales te permiten programar el envío de emails a grupos de contactos, pero con un grado más alto de personalización, como agregar automáticamente su nombre, el de su empresa o incluso cambiar el asunto del correo según la segmentación.

Eso te ayudará a agilizar muchas acciones de marketing, obtener prospectos cada vez más calificados y clientes más vinculados a tu negocio.

#4 Da seguimiento de tus prospectos antes de que compren en otro lugar

Es muy difícil monitorear todas las solicitudes de información que llegan a una empresa. Sobre todo si tienes activas muchas plataformas y quieres prestar atención 24/7. Sin embargo, hoy en día las personas quieren una respuesta inmediata a sus solicitudes y tus vendedores deben hacer todo lo posible para lograrlo.

Con esto en mente, utilizar un CRM puede ayudarte a facilitar el seguimiento a tus prospectos antes que compren en otro lugar. Muchos de estos softwares, como HubSpot CRM, te ayudan a organizar tus canales de comunicación en una sola plataforma:

• Tener una bandeja de entrada general para visualizar todos los mensajes
• Gestionar varias redes sociales en un solo panel
• Enviar respuestas rápidas de email por medio de plantillas
• Generar tareas de seguimiento de manera automática
• Entre otras acciones

Tener este tipo de tecnología a tu favor, puede ayudar a optimizar las tareas de seguimiento de tu equipo de ventas y agilizar el cierre de nuevos tratos.

#5 Obtienes justo la información que necesitas y puedes organizarla

Tener información específica sobre tus prospectos y clientes es crucial para que puedas cerrar una venta rápidamente. Un CRM adecuado puede ayudarte a obtener datos concretos de tus prospectos y estudiar su comportamiento.

Registrar datos de manera manual es difícil y poco eficiente. Pero tus colaboradores pueden obtener el soporte adecuado para obtener datos básicos de las personas como: nombre, edad, correo electrónico, teléfonos e incluso un estimado de ingresos.

Toda esta información la registran automáticamente en una base de datos para tener una mayor organización y control.

Un buen CRM como el HubSpot, te permite configurar estos campos obligatorios en los formularios o en las conversaciones por chatbots.

De esa manera te asegurarás de obtener la información justa que necesitas para dar un seguimiento adecuado a cada persona.

Por otro lado, hay algunos de estos softwares, que te ayudan a detectar cualquier acción de los usuarios, desde una visita al sitio web, una suscripción a una newsletter o cualquier otro comportamiento relevante para tu empresa.

Eso te permite comprender sus intereses y cuáles son los productos o servicios que más le convienen a cada prospecto.

#6 Evita que pierdas tiempo con prospectos no calificados

¿Cuántas veces tu equipo comercial ha invertido tiempo valioso dando seguimiento a prospectos que, al final, no compran? Al utilizar un CRM de manera inteligente puedes identificar cuáles son los prospectos más calificados para darles prioridad.

Gracias a toda la información que tienes de los leads que llegan a tu empresa, puedes identificar si están interesados en tus productos o no, y decidir quiénes tienen más posibilidades de comprar, para priorizarlos.

Con un software potente puedes ir más allá de la información básica del sector al que pertenecen o si tienen un rango de ingresos adecuado para adquirir tus productos o servicios. También puedes evaluar su comportamiento en tu web o redes sociales para saber cuáles son sus intereses y puedas enfocar la oferta de tus productos.

Además, hay CRMs que te permiten realizar una calificación de leads (lead scoring) predictiva, de manera automática. Ya que evalúan si las personas en tu base de datos tienen las características de otras personas que ya han comprado en tu empresa.

#7 Ayuda a sincronizar los esfuerzos de marketing y ventas

Si tus equipos de marketing y ventas se sincronizan, puedes cerrar muchos más tratos en menos tiempo.

¿Te ha pasado que los leads que envía el equipo de marketing a ventas en realidad no están calificados? Probablemente esto se deba a que los vendedores no han comunicado a marketing las características de las personas que más han comprado en la empresa.

También es posible que el problema sea que tus vendedores no están dando seguimiento rápido a los leads que envía marketing. En este caso puede tratarse de una cuestión de organización y sincronización de actividades en ambos equipos.

La buena noticia es que estos dos desafíos pueden solucionarse al utilizar un CRM adecuado.

Por un lado, gracias a este tipo de softwares, ambos equipos tienen acceso a la misma información sobre un prospecto o cliente, lo cual agiliza la comunicación.

Por otro lado, también es posible programar tareas de seguimiento en agendas y colocar recordatorios para que ventas no se olvide de ningún prospecto.

De esta manera, el esfuerzo conjunto puede ayudar a volver más eficiente el proceso de ventas de cada empresa.

#8 Facilita la automatización de los procesos de marketing y ventas

Más allá de sincronizar los esfuerzos de marketing y ventas, puedes mejorar su eficiencia si sabes emplear adecuadamente las herramientas de automatización de un CRM.

La automatización es importante porque ayuda a tu equipo de marketing a generar más leads y al equipo de ventas a optimizar sus actividades de seguimiento.

Pero ¿en qué consiste la automatización? En programar flujos de trabajo que realicen determinadas tareas de manera automática.

Por ejemplo, con el CRM de HubSpot puedes programar que, cuando un prospecto realice una acción determinada, se le asigne una tarea a un representante de ventas para que se ponga en contacto lo más pronto posible.

La mayoría de los CRM incluyen flujos de trabajo automatizados o workflows que son muy útiles para hacer tareas que normalmente se harían de forma manual. Así podrás ahorrar tiempo y dinero.

#9 Ahorra tiempo en la asignación de tareas

Organizar y monitorear las tareas de tu equipo manualmente absorbe mucho tiempo que podrías estar aprovechando en planificar estrategias para mejorar el desempeño comercial.

La mayoría de los CRM contemporáneos ayudan a asignar tareas de manera automática una vez que tus prospectos están calificados, además de que incluyen recordatorios para que tus colaboradores no se olviden de realizar sus actividades y pueden activar secuencias de tareas para eficientizar su tiempo.

Todas estas acciones de automatización ayudan a tener mejores resultados de ventas ya que reducen el tiempo de planificación y tus vendedores pueden enfocarse en acciones efectivas para cerrar más tratos de ventas.

Claro que para llegar a ese punto de organización, es necesario configurar estos softwares adecuadamente. Pero una vez que se consigue, puedes mejorar la productividad comercial gracias a la automatización.

#10 Unifica tu proceso comercial

Si no tienes un proceso comercial homogéneo y cada asesor comercial implementa su propia manera de abordar las ventas, es probable que no estés alcanzando el máximo potencial de ventas que tiene tu empresa.

Para incrementar los resultados, debes tener pasos replicables que te permitan alcanzar y superar tus objetivos comerciales. Esto aplica a guiones de contacto, procesos de prospección de clientes y, por supuesto, a cada paso que conforma el proceso comercial.

Al utilizar un CRM puedes tener un pipeline de ventas, es decir, un tablero en el que visualizas los pasos del proceso de ventas y en qué punto se encuentra cada prospecto. Esto ayuda a tener una mayor organización y agilidad al dar seguimiento.

Con este tipo de herramientas, tus vendedores pueden estar al tanto de cada acción que toma el prospecto y visualizar los presupuestos, necesidades e inconvenientes que presentan, de manera que sepan cuál es la mejor oferta que beneficie a ambas partes.

Del mismo modo, al tener un pipeline, les será más sencillo a tus vendedores saber qué prospectos han sido descartados y enfocarse en los que tienen prioridad de seguimiento.

#11 Puede agilizar el proceso de venta

Al organizar los pasos de tu proceso de ventas en un pipeline, es más sencillo cerrar cada trato de una manera más ágil, e incluso eliminar pasos de ser necesario.

Para saber cuáles son los pasos que requieren menos tiempo y los puntos de mejora que puedes agilizar en tu pipeline de ventas, necesitas una herramienta que te ayude a visualizar este recorrido.

Con un CRM puedes visualizar en qué punto del recorrido del comprador se encuentra tu prospecto, y plasmar información en tiempo real sobre las reuniones e inquietudes que tienen.

Con este soporte, te será posible optimizar el proceso de venta y agilizar la decisión de tus compradores.

#12 Mide tus resultados para ayudarte a crecer

¿Cómo podrías mejorar tu resultado comercial si no puedes ver los resultados que te brindan las acciones que has realizado? Medir resultados es una parte clave para mejorar tus ventas y proceso comercial. Usar un CRM puede ayudarte a obtener toda la información clave que necesitas.

Casi todos los CRM de ventas cuentan con un sistema de reportes que permite ver y evaluar los procesos del departamento comercial. Algunas métricas son más útiles que otras, pero puedes obtener números de cada acción que implementes. Por ejemplo:

• Cantidad de cierres de ventas y en cuánto tiempo
• Actividades realizadas por asesor comercial
• Identificar de dónde llegan los leads más calificados
• En qué parte del proceso comercial hay más pérdidas de prospectos
• Entre otras acciones.

Basado en estos aspectos, el CRM elabora un reporte que te ayuda a tener una visión más completa de las actividades comerciales de tu empresa y los puntos de mejora que puedes aprovechar para mejorar tu desempeño comercial.

#13 Favorece la retención de clientes

Para facilitar las ventas de tu empresa, debes conseguir que los clientes que ya compraron una vez, vuelvan a comprar. De esta manera reduces el tiempo de cierre de ventas y obtienes ingresos más estables.

Ahora, si logras que la experiencia de tus clientes resulte positiva, es muy probable que sigan comprando tus productos o servicios una y otra vez. Por eso es tan importante que respondas las inquietudes de tus prospectos lo antes posible y les brindes un seguimiento oportuno.

Si sabes usar un CRM adecuadamente, podrás conocer y medir el comportamiento de tus prospectos para construir una relación sólida a largo plazo, basada en la satisfacción de sus intereses de compra.

Al gestionar adecuadamente la información que tienes de tus contactos, es más sencillo que les brindes la atención que están buscando. Esto permitirá que compren de nuevo en tu empresa cuando lo necesiten.

#14 Facilita el cross-selling y el up-selling

Otras de las técnicas más comunes para incrementar los ingresos por ticket en las empresas son el up-selling y el cross-selling (ventas cruzadas). Pero, ¿cómo podrías aplicar estas técnicas si no logras identificar las necesidades de tus prospectos?

Hay que recordar que el up-selling consiste en realizar una oferta a los clientes que los anime a adquirir más del mismo producto, o versiones más completas del mismo servicio.

Por otro lado, el cross-selling consiste en ofrecer productos o servicios secundarios que mejoren la eficiencia del primer producto, así vendes más en menos tiempo.

Por lo tanto, poder identificar cuáles son las necesidades e intereses de cada prospecto te ayuda a realizar este tipo de ofertas de manera eficiente.

Un CRM, tiene la capacidad de obtener información de los prospectos a partir de su comportamiento en diferentes plataformas. Puedes identificar los artículos que más leyeron o las publicaciones con las que más interactuaron y establecer qué productos o servicios pueden ayudarlos más.

#15 Permite ofrecer un mejor servicio al cliente

Si quieres cerrar más tratos de ventas, tus prospectos y clientes deben vivir una buena experiencia de compra. Utilizar un CRM puede ser de muchísima ayuda para que tus asesores ofrezcan una atención de calidad, personalizada y oportuna.

Con este tipo de herramienta puedes almacenar la información que te proporcionen las personas a través de formularios, chats, llamadas o conversaciones.

Así mismo, al realizar las configuraciones adecuadas, puedes organizar mejor dicha información y brindar una atención más personalizada de manera eficiente.

Además, muchos CRMs facilitan conocer información valiosa como: cuáles son los productos o servicios preferidos por tus prospectos, el número de veces que han comprado y otros datos importantes que te permitirán realizar ofertas irresistibles.

Recuerda que los clientes necesitan aclarar sus dudas e inquietudes lo antes posible para tomar una decisión de compra. Si tu empresa no les proporciona la información que buscan, quedará descartada de inmediato.

Con un CRM llevas ventaja en este aspecto, porque puedes dar respuestas rápidas a las preguntas de las personas, gracias a plantillas prediseñadas y otras funcionalidades que te ofrecen este tipo de plataformas.

Un CRM es una inversión que vale la pena

Si deseas generar más ventas en menos tiempo, tienes que utilizar la tecnología apropiada para alcanzar esa meta. No por gusto, las empresas más exitosas afirman que sus resultados mejoraron considerablemente luego de utilizar una herramienta para relacionarse con sus clientes.

Por tanto, ahora que tienes más claro por qué usar un CRM en tu empresa, te corresponde buscar el que mejor se ajusta a la características y necesidades de tu negocio.

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