¿Qué es un KPI? [Tipos, mejores prácticas y ejemplos]

Un indicador clave de rendimiento, o KPI (por sus siglas en inglés, Key Performance Indicator) es un valor que sirve para evaluar el desempeño y el progreso obtenido en relación a un objetivo previamente fijado.

Estos indicadores funcionan como pequeños hitos que miden el desempeño de aspectos clave en relación al resultado que esperas conseguir. Por eso son de gran utilidad en las campañas de marketing digital.

La idea de esta medición es hacer seguimiento y obtener una perspectiva clara de una acción puntual. Esto te permitirá tomar decisiones concretas de mejora a fin de incrementar la productividad de tu empresa.

Requisitos que debe cumplir un buen KPI

Si bien existen muchos indicadores dependiendo del área y del tipo de empresa, un buen KPI debe poseer algunas características necesarias para cumplir su función:

1. Deben medir aspectos clave

2. Ser valores sencillos de comprender

3. Aportar datos relevantes

4. Alinearse con objetivos puntuales

5. Ayudar a promover mejoras

Siempre ten en cuenta que un buen indicador de rendimiento debe ofrecer datos que te sirvan para evaluar el desempeño (de lo que sea que estés midiendo) en función de si se alcanzó -o no- el objetivo en el tiempo previsto para ello.

Tipos y ejemplos de indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento son muy diversos y pueden variar según el área en el que se utilicen, sin embargo, muchos comparten características comunes que pueden agruparse en los siguientes tipos

Entrada: los indicadores de entrada se usan para medir los recursos necesarios, tanto financieros como materiales y humanos, para realizar algún proceso, por ejemplo: cantidad de empleados, presupuesto para proyectos o la maquinaria disponible.

Salida: miden los aspectos relacionados al resultado de algún proceso, como por ejemplo: productos terminados, ganancias, clientes obtenidos, entre otros.

Proceso: son los que evalúan el comportamiento y la eficacia de las actividades y procedimientos en sí mismos. Por ejemplo: llamadas realizadas, correos enviados, tiempos de producción, tiempos de venta, tiempo para completar una orden de entrega, tiempo de atención al cliente, etc.

Cuantitativos: son indicadores que cotejan cualquier valor numérico objetivo, como por ejemplo: número de leads calificados, volumen de ventas, tiempos de respuesta, etc.

Cualitativos: los indicadores cualitativos miden aspectos subjetivos, ya que se basan en las opiniones de empleados o clientes, las propiedades o los rasgos. Por ejemplo: el porcentaje de pedidos entregados a tiempo habla de la calidad de tu servicio o si han existido devoluciones -o no- en la semana.

Liderazgo: son aquellos que miden aquellas acciones o actividades que tienen un impacto significativo en el rendimiento futuro y se usan para hacer predicciones a largo plazo. Por ejemplo, la receptividad del público hacia nuevos productos o nuevas campañas publicitarias.

Rezagados: evalúan el historial de eventos pasados, esto puede incluir tanto sucesos positivos como negativos que haya tenido la compañía. Se usan para medir el nivel de éxito o fracaso de un proceso o estrategia después de un tiempo estipulado. Por ejemplo: número de cuentas por pagar, nivel de crecimiento en ventas anuales, número total de incidentes.

Financieros: se ocupan de evaluar todo lo referente a valores económicos, como por ejemplo: flujo de caja, margen de beneficio neto, margen de beneficio bruto, entre otros.

Direccionales: se utilizan para deducir tendencias según la eficacia de los procesos, en otras palabras, para corroborar el progreso de la empresa en un área particular. Por ejemplo: el número de ventas en un momento determinado respecto a las ventas estimadas para una semana o un mes.

Los KPI’s no siempre se pueden clasificar de manera estricta, existen casos en que se pueden presentar de manera combinada, por ejemplo: un indicador financiero puede ser a la vez un indicador cuantitativo.

Sin embargo, la importancia de esta clasificación es que te puede ayudar a organizar mejor tus indicadores según el enfoque de lo que necesitas evaluar.

Automatiza tus procesos de medición

¿Sabías que puedes automatizar la medición de tus KPI’s?. Existen diversos softwares que te ayudan a recolectar los datos de manera eficiente y reunir toda la información en un mismo panel.

La automatización de tus procesos implica que puedes incrementar la eficiencia y la velocidad en la cual tomas decisiones, con base en la información aportada por tus indicadores de rendimiento.

Este tipo de programas son buenas herramientas de optimización, sin embargo para aprovechar al máximo su potencial, es de suma importancia elegir solamente los indicadores puntuales que mejor se adapten a los aspectos que deseas evaluar.

En el caso de KPI’s de marketing y ventas, un CRM como Hubspot puede ayudarte con paneles de reportes a obtener, en tiempo real, los indicadores e información necesaria para que tomes buenas decisiones.

¿Necesitas ayuda para implementar procesos y software de medición de tus indicadores de desempeño de marketing y ventas? Contáctanos, podemos ayudarte.