HubSpot Onboarding: ¿Qué es y cómo realizarlo correctamente?

El Onboarding de HubSpot es el proceso mediante el cual, una agencia partner o HubSpot, te brindan asesoría y orientación (estratégica y técnica) para configurar y usar uno o varios módulos de HubSpot, acorde a las necesidades y objetivos de tu empresa.

Como HubSpot cuenta con diferentes módulos o Hubs, existen:

• Procesos de onboarding para cada uno de dichos módulos
• Onboardings integrales que cubren todos los Hubs o varios de ellos, en función de lo que cada negocio requiere.

Podría decirse que HubSpot Onboarding te brinda todo lo que necesitas para poner en el camino correcto a tu empresa, a través de funcionalidades específicas de la herramienta y acciones puntuales implementadas en tu negocio.

¿Por qué es necesario realizar el Onboarding de HubSpot?

Antes que nada, porque el onboarding es obligatorio cuando contratas cualquiera de las versiones pagadas de Hubspot.

Por otro lado, si tu empresa o tu equipo va a comenzar a configurar HubSpot y no tiene conocimientos ni experiencia previa en ella ni en estrategias inbound, le tomará mucho tiempo lograr que funcione bien, sacar provecho de la herramienta y del proceso. Puede llevarles lo suficiente como para desanimar a todos y enviar el proyecto al fracaso.

Eso es porque HubSpot cuenta con diferentes módulos, con varios niveles y cada nivel con múltiples características.
Por ejemplo, si en tu empresa quieren usar HubSpot CRM junto con el Sales Hub para poder atender más rápido a los prospectos y brindar un mejor seguimiento que permitan mejorar la tasa de cierre pero no tienen mucha noción de cómo utilizar la herramienta, el proceso de descubrir, aprender y ajustar todas las funciones puede ser caótico y frustrante.

Aquí es en dónde el onboarding de HubSpot entra en juego. Un especialista experimentado te llevará, paso a paso, a través de una estrategia documentada que pueda ayudarte a obtener los resultados que deseas.

¿Cuál es la importancia de realizar un buen Onboarding de HubSpot?

La razón inicial de contratar una herramienta como HubSpot es resolver un problema y/o mejorar un proceso o resultado concreto. Por ello, la importancia medular de llevar a cabo un buen onboarding es lograr el objetivo específico para el cual la herramienta es un medio, no un fin en sí mismo.

Con eso en mente, es bastante útil obtener una guía como soporte para reducir la curva de aprendizaje, implementar la herramienta correctamente lo antes posible y, por supuesto, comenzar a perseguir el resultado.

Si analizamos un poco más de cerca la importancia de un onboarding realizado correctamente, encontraremos cosas que van más allá de la implementación, como:

• Recuperar y monetizar la inversión realizada.
• Preparar y organizar todo lo necesario para ejecutar las acciones necesarias.
• Entender qué opciones de la herramienta (y acciones) juegan un papel destacado para alcanzar tus objetivos.
• Comprender cómo configurar y emplear la herramienta.
• Evitar retrasos (y pérdidas de dinero) y comenzar a usar la plataforma lo antes posible.
• Habilitar a tus equipos para mejorar sus resultados y tener éxito.

La orientación estratégica te permitirá no solo adaptar la plataforma a tu caso particular para alcanzar las metas de tu negocio más rápidamente sino implementar HubSpot Inbound Marketing con éxito.

¿Con quién realizar el HubSpot Onboarding?

Dos dudas típicas entre nuestros prospectos son ¿cuál es la diferencia entre los servicios de onboarding que da HubSpot directamente y los que damos en Mailclick como agencia partner de HubSpot? y ¿cuándo les conviene usar uno u otro?

La respuesta corta es:

El onboarding directo con Hubspot es más enfocado a la herramienta que a la estrategia de tu empresa, ellos tienen planes de acción predefinidos y te llevarán a través de ellos… pero tú tendrás que hacer todo, no esperes mucha ayuda a la hora de ejecutar o analizar qué te conviene más.

Por otro lado, con una agencia partner puedes obtener el nivel de ayuda personalizada que necesitas, desde guía ligera hasta una implementación muy completa realizada por la agencia.

Sin embargo me gustaría profundizar un poco más en el tema, ¿cuándo te conviene hacer el onboarding de HubSpot directamente con ellos? Si tu equipo tiene las siguientes características, posiblemente te conviene hacerlo directamente:

1. Están muy familiarizados con la tecnología (en general no necesariamente de HubSpot).
2. Tienen suficiente tiempo en sus agendas diarias para involucrarse, investigar y llevar a cabo las acciones que requiera el proyecto.
3. Su dedicación en el proyecto no afectará otras áreas o actividades esenciales para tu empresa.
4. Necesitan comprender mejor las configuraciones y aspectos técnicos de HubSpot.
5. Comprenden bien la metodología de inbound, nutrición de leads, automatización, lead scoring, etc.
6. Se beneficiarán de contar con una visión general de las funcionalidades de HubSpot sin profundizar en ellas.
7. Se sienten cómodos aprendiendo (y se les facilita) aprender mientras hacen.
8. El tiempo no es un factor apremiante para tener todo funcionando óptimamente.

Pero, si no encajan del todo en ellas y si en tu empresa tienen las siguientes particularidades, entonces te conviene más el HubSpot onboarding a través de ayuda externa:

1. Buscan más que asesoría y guía, requieren que un externo realice la configuración, implementación y todas las acciones que sean necesarias para dejar el proyecto funcionando de forma óptima.
2. Tienen cierta urgencia en poder usar la herramienta o realizar ciertas acciones a corto plazo y esperar a que el equipo interno lo haga, complicaría las cosas.
3. No cuentan con alguien en la empresa que pueda realizarlo.
4. Están buscando complementar el proyecto con nuevas estrategias de ventas, marketing y/o atención al cliente para mejorar el rendimiento de la empresa en todos los ámbitos.
5. No están muy familiarizados con la metodología inbound ni las tácticas que involucra.
6. De forma interna, no hay personas que tengan tiempo suficiente para desarrollar el proyecto.
7. Ya contabas con otro software o herramienta y la migración puede resultar compleja o difícil de realizar.
8. Quieren beneficiarse de la experiencia de terceros para agilizar tu proceso y rentabilizar las acciones.
9. Desean asesoría estratégica y de planeación más allá del uso de la herramienta.
10. Buscan una relación más dinámica y enfocada a lograr los objetivos de la empresa y resolver los desafíos y problemas que tienen o puedan presentarse.

¿Qué debes tener en cuenta antes de comenzar el Onboarding?

Al integrar una plataforma para tu empresa debes conocer bien tus objetivos y procesos. Pero, sobre todo, debes estar consciente del tamaño de tu empresa y cuáles son los puntos que deseas mejorar con dicha plataforma.

Ahora bien, el proceso de implementación y la curva de aprendizaje siempre serán complejos y, en el caso particular de HubSpot, debes conocer bien a tu empresa para adaptar la plataforma al proceso y necesidades que desea cubrir.

Objetivos que quieres lograr

Conocer tus objetivos de mejora te ayudarán a entender qué módulos o Hubs necesitan tus equipos; así como las funcionalidades ideales para cada tarea. Por ejemplo:

• ¿Sabes que tienes una buena captación de prospectos y quieres mejorar tu tasa de cierre de ventas? En ese caso lo ideal es que logres vincular la información de tu equipo de marketing y ventas.
• ¿Tu objetivo es mejorar la capacidad de respuesta en ventas o atención al cliente? Entonces asegúrate de instalar herramientas que les permitan automatizar el proceso de contacto con cada prospecto o cliente.
• ¿Tu objetivo es mejorar la organización de tus contactos y saber cuándo interactuaste con ellos? El soporte del CRM de HubSpot es la mejor opción.
• ¿Quieres incrementar la demanda de tus productos o servicios? Entonces requerirás de herramientas para optimizar tu estrategia de marketing.

Como puedes ver, cada funcionalidad responde a una necesidad específica que te permitirá acercarte a objetivos concretos.

Tamaño y complejidad de tu empresa

El tamaño y complejidad de tu empresa también determinará cómo integrar las características de HubSpot y a qué herramientas debes dar prioridad.

Por ejemplo, entre más grande es tu empresa, la capacidad de comunicación entre los equipos es más complicada, así que deberás trabajar en reducir las fricciones y facilitar la sincronización de datos.

Por otro lado, si tu empresa aún es pequeña, probablemente tus equipos estén saturados con tareas que podrían automatizar. Por ello, deberás enfocarte en trabajar con reportes, analíticas, activación de chatbots, e-mails y tareas automatizadas. Todo, para mejorar el proceso de interacción con tus prospectos y clientes.

Productos y planes que hayas contratado

Un onboarding completo debe incluir una asesoría detallada sobre las funcionalidades de los productos y planes que hayas contratado. Sólo así podrás sacar el máximo potencial de esta plataforma ya que no es el mismo proceso de onboarding para HubSpot Marketing Pro que para Service Hub o cualquier otro de los Hubs.
Es importante que también consideres que algunos planes tienen limitaciones en cuanto a la cantidad de información que pueden manejar, filtros o capacidad de automatización.

El Onboarding te ayudará a entender qué tanto puedes hacer con el módulo y nivel de HubSpot que contrataste y cómo puedes ajustar los planes a las necesidades específicas de tu empresa según tu presupuesto.

Tecnología con la que ya cuentas y quieres integrar a HubSpot

La versatilidad de HubSpot para integrarse con otras plataformas es una de sus grandes ventajas. Por lo tanto, saber si las plataformas que ya utilizas se pueden sincronizar adecuadamente con HubSpot te será de gran utilidad.

Además, conocer a profundidad la tecnología que ya tienes, te puede ayudar a hacer preguntas concretas sobre la vinculación de datos durante la implementación de HubSpot.

¿Cómo puedes realizar el proceso de Onboarding de HubSpot?

Para realizar un proceso de Onboarding exitoso tienes dos opciones:

1. Recurrir a los planes de Onboarding que ofrece HubSpot directamente: es un servicio adicional que ofrece esta plataforma para cada módulo que contratas.
2. Recurrir a Agencias Partners (¡como Mailclick!) que te faciliten la integración de esta plataforma: te ayudarán a identificar las necesidades específicas de tu empresa y pueden brindarte servicios adicionales al Onboarding.

No es que un tipo de onboarding a HubSpot sea mejor que otro por sí mismo, depende de las necesidades y objetivos puntuales de cada empresa lo que hará que uno u otro pueda ayudar de mejor manera.

¿Qué servicios de incorporación a HubSpot existen?

Si bien depende de lo que cada empresa necesita, de manera estándar, existe un servicio de incorporación distinto por cada módulo que integra la plataforma. Es decir, hay planes de incorporación para Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub y CMS Hub que varían incluso según el nivel contratado.

Ten en cuenta que, tanto con HubSpot como con una agencia partner, debes considerar los costos de HubSpot por la herramienta y adicionalmente los precios del onboarding.

A continuación te explicamos con más detalle que incluye cada paquete de Onboarding, según el Hub que hayas contratado.

Onboarding al Marketing Hub

Un buen proceso de Onboarding para HubSpot Marketing Hub te dará la guía completa y el acompañamiento que necesitas para configurar, conocer y utilizar adecuadamente este módulo según las necesidades y objetivos de tu empresa.

Podrás capacitarte en el manejo de las funcionalidades más adecuadas para aumentar tu tráfico web, incrementar prospectos y mejorar la tasa de conversión para cerrar más ventas.

Regularmente el plan de incorporación de Marketing Hub puede incluir, entre muchas otras cosas, lo siguiente:

• Asesorías para establecer metas, objetivos y métricas
• Desarrollo de un plan de inbound marketing con buyer personas y buyer’s journeys.
• Buenas prácticas para generar y calificar los leads de tu empresa
• Instalación y configuración del módulo Marketing Hub en HubSpot
• Migración de tus contactos y base de datos desde otras plataformas
• Presentación de las funcionalidades y características de esta herramienta en el plan que contrataste.
• Capacitación para tu equipo en el uso de sus diferentes herramientas.
• Automatización y nutrición de prospectos.

El servicio de Onboarding directamente con HubSpot, cuenta con 4 diferentes planes: Starter, Professional, Enterprise y Advance. Cada uno profundiza en diferentes aspectos del módulo de marketing Hub.

Por otro lado, con una agencia partner podrás contar con una asesoría más personalizada a tu empresa, complementaria al uso y configuración de la herramienta.

Al elegir el plan de incorporación más adecuado para tu empresa, podrás capacitar a tus equipos y sacar el máximo partido de las herramientas para armar y ejecutar tu estrategia de Inbound Marketing.

Incorporación al Sales Hub

El onboarding para Hubspot Sales Hub te brinda la información que necesitas para configurar las funcionalidades de ventas de la plataforma, así como la guía que necesitas para adoptar fácilmente el software y cerrar más tratos de ventas.

Con esta incorporación podrás, entre otras cosas relativas a tu caso específico:

• Migrar la información de otros CRM a HubSpot
• Capacitar a tu equipo de ventas para explotar al máximo las funcionalidades de este módulo
• Personalizar las características de Sales Hub de acuerdo a tu proceso de ventas particular
• Vincular HubSpot con herramientas externas que le brinden el mejor soporte a tu equipo comercial.

Cuando el onboarding corre a cargo de HubSpot, podrás elegir entre 4 paquetes diferentes para profundizar en la implementación: Starter, Professional, Enterprise y Advance.

Pero si contratas a una agencia partner para esta incorporación podrás recibir, adicionalmente, consejos prácticos para optimizar el desempeño general de tu equipo de ventas.

Onboarding al Service Hub

Para la incorporación a HubSpot Service Hub, la misma plataforma te ofrece 3 planes: Starter, Professional y Enterprise.

Cualquiera de los planes de esta incorporación procura que emplees adecuadamente la plataforma para organizar información útil y brindar una atención al cliente impecable.

Por eso, con la incorporación de Service Hub podrás:

• Configurar diferentes canales de atención de tu empresa en una misma bandeja de entrada.
• Conocer la plataforma para filtrar y organizar la información.
• Asignar la atención de algún cliente a un usuario o equipo en específico.
• Abrir tickets de atención y darles seguimiento.
• Configurar el chat en directo y respuestas predeterminadas.
• Automatizar los procesos de atención a través de las tareas automatizadas.
• Administrar varios equipos de atención con HubSpot

Ya sea que elijas incorporar Service Hub directamente con HubSpot o con una agencia partner, con estas herramientas podrás brindar la mejor asesoría a tus equipos de atención al cliente, para garantizar una magnífica experiencia a quienes les contacten para dudas o solicitar ayuda.

Incorporación al CMS

Con el onboarding al Hubspot CMS Hub contarás con la asesoría adecuada para optimizar tu sitio web en todos los sentidos.

Esta guía te permite configurar adecuadamente este módulo para convertir más leads a través de tu contenido digital.

Por eso, con esta incorporación, tanto HubSpot como nosotros como agencias partner, podemos ayudarte a:

• Planear lo que necesitas, acorde a tus objetivos y desafíos
• Entender las analíticas de tu sitio web
• Implementar estrategias SEO para mejorar el posicionamiento en buscadores.
• Configurar plantillas para recursos adicionales de tu sitio web: páginas de aterrizaje, formularios, pop-ups, etc.
• Descubrir las mejores prácticas para creación y publicación de contenido
• Implementar herramientas de seguridad
• Realizar pruebas dinámicas para contenidos

Saber gestionar adecuadamente tu sitio web alojado en HubSpot te ayudará a mejorar tus estrategias de conversión.

¿Cuándo te conviene realizar el HubSpot onboarding con una agencia partner?

La diferencia básica entre el servicio de onboarding de HubSpot y una agencia partner es quién hará que la implementación tenga éxito.

Con HubSpot obtienes un calendario de reuniones (regularmente una vez por semana),un documento con los pasos que debes seguir y consultoría general más enfocada a cómo usar la herramienta en tu negocio. Pero tu equipo interno debe realizar la mayor parte del trabajo, es aquí en donde casi todas las empresas se confunden. HubSpot no lo hace por ti.

Eso no es necesariamente malo si cuentas con un equipo que estará 100% encargado del proyecto, porque les permitirá aprender mucho más rápido. Pero si no cuentas con un equipo interno que estará dedicado al proyecto o que tiene muchas otras tareas y responsabilidades en la empresa, definitivamente una agencia partner te conviene más.

Para elegir, te conviene tomar en cuenta estos tres aspectos:

1. La capacidad de tu equipo. Seamos honestos, tener alguien que les haga o les ayude en gran medida a hacer el trabajo es una gran ventaja. Especialmente si tu equipo es pequeño o no tiene mucha experiencia en inbound o en tecnología.
2. En cuánto tiempo necesitas tener funcionando HubSpot en tu empresa. Esta fecha límite puede influir en que sea mejor hacerlo con HubSpot o con una agencia partner. Con Hubspot tienes un cronograma claro pero tu equipo puede tardar mucho más tiempo del previsto en realizar las configuraciones y tareas. Con una agencia, el alcance está muy bien delimitado y las fechas de entrega también.
3. Precio. HubSpot tiene un precio constante para cada módulo y nivel. Los partners de HubSpot manejan diferentes escalas de precio acorde a su experiencia y alcance del onboarding ya que, según lo que definas con ellos, su objetivo puede ir mucho más allá de la implementación y adopción del software.

Saca el máximo potencial de HubSpot con un Onboarding personalizado

Para sacar el máximo potencial de las funcionalidades de HubSpot, requieres de expertos que conozcan la plataforma a profundidad.

Con Mailclick puedes recibir orientación incluso antes de adquirir los módulos que integrarán tu plataforma de HubSpot. Esto es útil para identificar si tus equipos aprovecharán al máximo las funcionalidades de cada módulo.

Además de que puedes reducir la curva de aprendizaje de tus colaboradores con orientaciones más personalizadas y enfocadas al funcionamiento particular de tu empresa.

Asegúrate de recibir el mejor retorno de inversión con el nivel que necesitas de HubSpot onboarding. ¿No sabes qué te conviene más? En Mailclick podemos asesorarte. ¡Contáctanos!