Dashboard: Qué es, para qué sirve y cómo se hace

Un dashboard o tablero de reportes es una herramienta que agrupa visualmente la información relevante y métricas clave de una actividad o negocio.

Los dashboards modernos suelen mostrar dichos datos en tiempo real, aunque también entran en este concepto los tableros de reportes tradicionales que necesitan ser configurados y llenados manualmente.

A través de un dashboard se pueden monitorear indicadores de rendimiento que son críticos para las empresas. Buenos ejemplos de esto serían los prospectos generados a través de un sitio web, la efectividad de una campaña publicitaria o el desempeño de cada vendedor.

En el mundo del marketing digital y las ventas, el dashboard es una herramienta muy valiosa, ya que brinda la posibilidad de analizar el desempeño de estrategias en tiempo real y tomar decisiones precisas y oportunas para mejorarlas.

Además, contar con un tablero de reportes bien diseñado, te permitirá identificar rápidamente los desafíos y oportunidades en tu negocio.

¿Para qué sirve un dashboard?

Si bien es cierto que los cuadros de mandos son más utilizados en los departamentos de marketing y ventas, su utilidad se extiende a cualquier área de una empresa.

En general, permiten monitorear y evaluar el desempeño de los procesos y estrategias de una organización. Gracias a ello, se facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de mejora.

En el departamento de marketing, con un tablero de control puedes hacerle seguimiento al ROI (retorno de inversión) de las campañas publicitarias.

Al mostrar de manera clara y concisa los costos de publicidad y los ingresos generados por cada campaña, esta herramienta es indispensable para los profesionales del marketing.

Con ella, puedes evaluar rápidamente qué estrategias están generando los mejores resultados y tomar decisiones informadas sobre cómo ajustar tus inversiones publicitarias.

Por su parte, en el departamento de ventas, un tablero de control es útil para monitorear la actividad de los representantes de ventas, el rendimiento de las cuentas de los clientes, el seguimiento de los objetivos de ventas, entre otros.

Los gerentes de ventas pueden utilizar esta herramienta para identificar oportunidades de venta e implementar estrategias para mejorar la eficacia de su equipo.

Tipos de dashboard

En el mundo empresarial actual, es más importante que nunca tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.

Los dashboards son una herramienta esencial para visualizar esos datos y permitir una toma de decisiones informada y efectiva.

Existen diferentes tipos de cuadros de mando que se enfocan en diferentes aspectos del negocio, incluyendo los operacionales, financieros, tácticos y estratégicos.

Dashboards Operacionales

Se enfocan en los procesos diarios y rutinarios del negocio, como la producción, la gestión de inventarios y la atención al cliente.

Estas herramientas permiten monitorear y mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos operativos, optimizando la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

Dashboards Financieros

Engloban las métricas financieras clave, como los ingresos, los costos, las ganancias y las pérdidas.

Con este tipo de dashboard puedes evaluar el desempeño financiero del negocio y tomar decisiones informadas sobre la gestión de los recursos financieros, la inversión y la planificación presupuestaria.

Dashboards Tácticos

Se concentran en la gestión y seguimiento de los objetivos a corto y mediano plazo del negocio.

Por ejemplo, un panel de control táctico podría monitorear el progreso de una campaña de marketing y permitir ajustes en tiempo real para mejorar los resultados.

Dashboards Estratégicos

Dirigen sus esfuerzos a los objetivos a largo plazo y la dirección general del negocio.

Estos instrumentos facilitan la tarea de evaluar el rendimiento de la empresa en relación a sus objetivos.

¿Qué características debe tener un buen dashboard?

Para que un dashboard sea verdaderamente útil, debe contar con ciertos aspectos clave que lo hagan práctico y amigable.

1. Visualmente bien estructurado: cómo se muestran los datos es fundamental para su efectividad. Debe ser de uso intuitivo y estar bien organizado para que las personas puedan comprender rápidamente la información presentada.
2. Fácil de usar: los filtros y las opciones de búsqueda pueden contribuir a encontrar los datos más eficientemente.
3. Datos precisos y actualizados: no debes por ninguna razón presentar información obsoleta en tus dashboards, si no deseas confundir a tus usuarios.
4. Accesible desde diferentes dispositivos: debe estar disponible en diferentes dispositivos, como computadoras de escritorio, tablets y smartphones, para que los usuarios puedan contar con la información en cualquier momento y lugar.
5. Oportunidades de acción: es importante que muestre las áreas de mejora para tomar las medidas adecuadas. Por ejemplo, puede presentar ideas para potenciar el rendimiento de una campaña y, en consecuencia, ajustar la estrategia.
6. Permitir la interacción del usuario: un buen dashboard tiene que facilitar a las personas interactuar con los datos, por ejemplo, a través de filtros o selecciones de fechas, lo que les permite explorar los datos de manera más profunda.
7. Incluir gráficos e imágenes: un buen panel de control debe añadir elementos que sean fáciles de interpretar y que ayuden a los usuarios a comprender todo el contexto rápidamente.
8. Ser escalable: estas herramientas deben ser aptas para manejar grandes conjuntos de datos y expandirse a medida que el negocio crece. Esto puede significar la capacidad de agregar o eliminar características, o la capacidad de manejar más información sin disminuir el rendimiento.
9. Proporcionar indicadores clave: los usuarios deben poder obtener una visión completa del rendimiento de las acciones o equipos específicos.

¿Qué métricas y KPIs debes incluir?

Un dashboard efectivo debe incluir indicadores que sean relevantes para el negocio y permitan una evaluación detallada del rendimiento.

A continuación, te presento algunos ejemplos de métricas que deben incluirse en un tablero de reportes de marketing digital o ventas:

Ejemplos de métricas en un dashboard de marketing digital

1. Alcance: esta métrica muestra el número de personas que han visto el contenido de la campaña y es importante para evaluar el éxito de la estrategia de marketing y la efectividad del contenido.
2. Interacciones: muestra la cantidad de interacciones que ha tenido el contenido, como likes, comentarios y compartidos. Es útil para evaluar el nivel de engagement con el contenido y la efectividad de la estrategia de marketing.
3. Conversiones: esta métrica muestra el número de personas que han realizado la acción deseada, como hacer una compra o llenar un formulario
4. Costo por conversión: gracias a ella puedes conocer el costo promedio de cada conversión y tienes la posibilidad de usarla para evaluar la eficiencia de la campaña y la rentabilidad de la inversión en publicidad.
5. Tasa de rebote: esta métrica muestra el porcentaje de personas que han abandonado el sitio web después de visitar una sola página.

Ejemplos de métricas en un dashboard de ventas

1. Cantidad de ventas: este indicador muestra la cantidad de ventas realizadas en un período determinado. También te permite evaluar el rendimiento general de cada representante comercial.
2. Valor promedio de las ventas: este KPI muestra la media de esta variable y se utiliza para evaluar la rentabilidad de las acciones y la efectividad de la estrategia de fijación de precios.
3. Tasa de conversión: este indicador podría mostrar la cantidad de prospectos que pasan de una etapa a otra en el proceso de ventas, hasta un negocio perdido o ganado.
4. Duración ciclo de ventas: este indicador te da a conocer el tiempo promedio que se tarda en cerrar una venta.
5. Tasa de retención de clientes: muestra el porcentaje de consumidores que continúan comprando productos o servicios después de la primera compra. Con ella puedes evaluar la lealtad del cliente.

5 Tips para crear el dashboard perfecto

Hacer un panel de control efectivo puede ser un desafío. Por esta razón, te compartimos estas recomendaciones:

1. Define tus objetivos: antes de comenzar a crear un tablero de control, tienes que definir tus objetivos y las métricas y KPIs que te ayudarán a evaluar el progreso hacia estos objetivos.
2. Usa colores apropiados: los colores pueden ser una herramienta poderosa para resaltar la información importante y hacer que el panel de indicadores sea más efectivo. Por ejemplo, puedes usar el color verde para un factor positivo y el rojo para uno negativo.
3. Mantén el foco en las métricas clave: como te mencionamos con anterioridad, debes mantener el foco en las métricas relevantes para tu negocio. Evita sobrecargar el dashboard con demasiada información y enfócate en las métricas que te ayudarán a evaluar el rendimiento y tomar decisiones informadas.
4. Utiliza palabras clave y títulos claros: estos elementos ayudan a que los usuarios puedan entender rápidamente la información presentada en el panel de reportes. Utiliza la jerga y los términos técnicos de manera limitada y asegúrate de que el lenguaje sea claro y fácil de entender para todos los usuarios.
5. Haz uso de la automatización: considera la posibilidad de sistematizar la actualización de datos y la generación de informes para ahorrar tiempo y recursos. Esto puede ayudar a asegurar que la información presentada en el panel de control sea siempre precisa y actualizada.

¿Qué herramientas puedes usar para hacer tus dashboards?

Actualmente, hay una gran variedad de opciones en el mercado para crear dashboards, desde herramientas gratuitas hasta soluciones empresariales de pago.

1. HubSpot

HubSpot es una plataforma de marketing y ventas que incluye dashboards preconfigurados para monitorear el desempeño de tus campañas y equipos de ventas. También puedes planear y crear tableros y reportes personalizados con base en lo que necesitas.

Con los dashboards de HubSpot, puedes visualizar métricas clave como la generación de leads desde diferentes canales, el rendimiento de las campañas, oportunidades de negocio abiertas y el seguimiento de prospectos.

2. Microsoft Power BI

Es una herramienta de visualización de datos de Microsoft que permite crear cuadros de mando interactivos con una gran variedad de fuentes de datos, desde Excel hasta bases de datos en la nube.

Por si fuera poco, cuenta con herramientas de Inteligencia Artificial (IA) de próxima generación como Copilot en Power BI. La misma te permite extraer y analizar datos con solo describirle al asistente lo que necesitas.

3. Tableau

Es un software de visualización de datos que brinda la posibilidad de crear tableros de control y análisis interactivos e intuitivos, con una gran variedad de gráficos y widgets.

Entre las características más importantes están:

• No requieres especialización técnica en programación para usarla.
• Es de fácil acceso desde cualquier fuente.
• Puedes explorar datos en tiempo real.

4. Google Data Studio

Consiste en una herramienta gratuita de Google que permite crear dashboards personalizados con datos de diversas fuentes.

Estas incluyen Google Analytics, Google Ads y bases de datos en la nube.

Un dashboard es el mejor aliado para organizar los datos de tu empresa

Los dashboards bien planeados te ayudan a evaluar el desempeño de tus estrategias de marketing, ventas y otras áreas más, facilitando la toma de decisiones informadas. Si logras crear buenos tableros de control, conocerás las oportunidades de mejora para tu empresa.

Si deseas mejorar los procesos de tu empresa y necesitas implementar dashboards de marketing, ventas o atención al cliente, en Mailclick te podemos ayudar. Envíanos un mensaje y conversemos.