Cola de Tareas de HubSpot: ¿Qué es y cómo usarla?

La cola de tareas de HubSpot es una herramienta que te permite gestionar las actividades de tus equipos de ventas y atención al cliente, para que las realicen de manera consecutiva y sin perder tiempo.

Si tus equipos de ventas y atención al cliente están abrumados de actividades y no saben por dónde comenzar, las colas de tareas son muy útiles. Estas te permiten clasificar las actividades, según sea conveniente para tu empresa, por ejemplo:

• Realizar llamadas
• Dar seguimiento urgente a prospectos
• Abrir tickets
• Dar seguimiento a los tickets

Además, con esta herramienta puedes optimizar la productividad de tus equipos, ya que las actividades se ejecutan de manera consecutiva, es decir una por una, y se puede abrir un registro asociado de empresas o contactos. Esto les ayudará a no perder más tiempo buscando la información necesaria para ejecutar dicha tarea.

Es importante mencionar que esta herramienta se encuentra disponible en el CRM de HubSpot para los módulos de Sales Hub de HubSpot y Service Hub desde su plan Starter.

Ventajas de comenzar a utilizar las colas de tareas de HubSpot

Las tareas de HubSpot son una gran herramienta para mantener al día las actividades de tus equipos de ventas y atención al cliente.

Con este soporte, la respuesta de tu equipo de ventas será más rápida, ya que contarán con un recordatorio constante de cuáles son los prospectos o clientes a quienes deben dar seguimiento.

Por este motivo, algunas de las principales ventajas para tu negocio son que:

• Reduce el tiempo invertido en la organización de tareas y se enfoca en la ejecución de las mismas. Esto ayuda a que tu equipo de ventas y atención al cliente se centre en actividades que realmente incrementarán los resultados de ventas de tu empresa.
• Optimiza la comunicación entre tus equipos de marketing, ventas y atención al cliente. Con las colas de tareas, puedes compartir algunas con usuarios de HubSpot, lo cual es conveniente para agilizar el seguimiento de prospectos o tickets y ayuda a que incrementes las probabilidades de cierres de ventas.
• Ayuda a brindar una atención más personalizada sin invertir tanto tiempo buscando los datos de clientes y prospectos. Es decir, al ejecutar las colas de tareas, puedes acceder al registro de contactos o empresas, en donde se visualiza el historial de conversaciones y actividades que tienen con tu empresa.
• Contribuye en la organización de tareas que se tienen pendientes en el día a día. Lo cual va perfecto cuando se han acumulado muchas tareas sueltas para que puedas resolver las actividades de manera consecutiva.
• Ayuda a tus colaboradores a evitar distracciones y abrumarse con grandes listas de tareas. Esta herramienta las organiza automáticamente y abre, igualmente, de manera automática los archivos que se necesitan para completar las tareas de tu equipo de ventas y atención al cliente.

Si las colas de tareas se usan adecuadamente, te permitirán cerrar más tratos de ventas en menos tiempo.

Guía para crear y gestionar colas de tareas en HubSpot de forma efectiva

Para crear una cola de tareas efectiva solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Ingresa al portal de HubSpot y, una vez dentro, ve al menú de ventas y da clic en “tareas”.

2. Una vez dentro de las tareas de ventas encontrarás un panel con todas tus tareas, da clic en la sección “Agregar cola”

3. Al dar clic en agregar cola se abrirá una pequeña ventana en la parte derecha de tu pantalla. Es un formulario muy sencillo para asignar nombre a tu cola de tareas. Para este ejemplo le asignaremos el nombre “Llamadas urgentes” y debes dar clic en guardar.

Existe una segunda opción para crear una cola de tareas:

1. Desde el panel de tareas da clic en “Crear tarea”

2. Una vez dentro del formulario para crear tareas, da clic en la sección de “cola” para desplegar las opciones que tienes disponibles.

3. Da clic en “Crear nueva cola” y se abrirá una nueva pestaña para que agregues el nombre de la lista que deseas crear. Da clic en guardar.

¿Cómo agregar actividades a una cola de tareas?

Como puedes ver, crear colas de tareas es realmente sencillo. Solamente tendrás que pensar en una clasificación adecuada para que tus equipos de ventas y atención al cliente optimicen su respuesta.

Para agregar tareas a una cola también tienes varias opciones. Una de ellas ya la abordamos al generar una cola de tareas a partir de la creación de una tarea.

Pero si tienes muchas tareas y quieres organizarlas para atenderlas de manera consecutiva te recomendamos seguir los pasos que describiremos a continuación:

• Selecciona todas las tareas que quieres incluir en la cola que ejecutarás dando clic en los cuadros del lado izquierdo

• Da clic en “cambiar cola” para que puedas agregarlas a una lista en específico

• En la ventana que se abrirá, selecciona la cola de tareas más adecuada

• Da clic en guardar

¿Qué hacer para ejecutar una cola de tareas?

Cuando ya tienes lista la cola de tareas, aparecerá en el menú que se encuentra arriba de tus listas de tareas.

Ahora solamente deberás ir a la cola de tareas que necesitas realizar y dar clic en “iniciar tareas”.

Al iniciar, se abrirá un panel en el que tendrás acceso al registro del contacto, e incluso se abrirán las herramientas que necesitas para ejecutar tu tarea.

Gestiona las colas de tareas de una manera más eficiente

Crear colas de tareas es realmente simple. El verdadero reto viene en la organización previa para que puedas optimizar las actividades de tus equipos. Para sacar el máximo provecho de esta herramienta, te compartimos algunos consejos útiles:

• Encuentra una clasificación que realmente te permita optimizar la ejecución de tareas (estas clasificaciones dependen de las prioridades de tu empresa). Por ejemplo:
  • Llamadas urgentes
  • Seguimiento de MQL y SQL
  • Seguimiento de tickets
  • Envío de correos electrónicos
• Asegúrate de que las tareas tengan un registro vinculado. De esta manera, será más eficiente automatizar tus actividades ya que tu equipo comercial podrá acceder a los datos que necesitan de tus contactos.
• Evita saltar tareas una vez que comienzas una cola. Así podrás realizar la mayor cantidad de actividades posible sin que se te olvide ninguna (que es uno de los principales objetivos de estas colas de tareas).

¡No pierdas dinero! Optimiza adecuadamente las actividades de tu equipo comercial

Seguramente en algún momento has escuchado la famosa frase: “el tiempo es dinero”. En el mundo de las ventas, sin lugar a dudas, esta frase se aplica muy bien. Después de todo, si no atienden a los prospectos en tiempo y forma, muy probablemente perderán una venta.

La herramienta de “tareas” que proporciona HubSpot es una gran alternativa para organizar las actividades de seguimiento y atención de prospectos. Pero, debes contar con una asesoría adecuada para que saques el máximo potencial de este software y puedas cerrar más ventas.

En Mailclick, como agencia partner de HubSpot podemos orientarte en el uso de cola de tareas y otras herramientas que te ayudarán a sacar el máximo potencial de tu CRM de HubSpot. ¡Contáctanos!