Home Office: Qué es y sus beneficios [ + 5 Tips para realizarlo]

Mientras escribo este artículo, la pandemia del coronavirus se extiende por el mundo y muchas empresas comienzan a implementar el home office a marchas forzadas.

El problema es que, en muchos sentidos, impera cierto grado de desconocimiento alrededor del tema. Conocer lo básico y buenas prácticas de implementación, te ayudarán a que tu empresa siga funcionando exitosamente y, sobre todo, a que tus colaboradores puedan obtener el máximo provecho del trabajo remoto.

¿Qué es el Home Office o Teletrabajo?

Es un tipo de trabajo mediante el cual un profesional puede llevar a cabo sus actividades laborales desde su casa o una ubicación diferente a la oficina de la empresa.

Este término también se usa, en algunos países, para referirse al trabajo de los profesionales independientes cuya dirección personal y empresarial es la misma.

Hoy en día, nos referimos comúnmente a esta actividad como home office, trabajo remoto o teletrabajo.

Es posible gracias a la tecnología moderna, ya que muchas actividades empresariales pueden realizarse teniendo acceso a una computadora y buena conexión a internet.

Esto conlleva ventajas para las empresas y sus colaboradores, que a continuación te platico.

Ventajas del trabajo remoto

Hay dos formas de abordarlo, desde la perspectiva del colaborador y desde la perspectiva de la empresa, y aunque están estrechamente relacionados, quiero compartirte los dos lados de la moneda.

5 Beneficios del home office para la empresa

1. Menor costo eléctrico, de servicios e incluso de equipos: dependiendo de la modalidad específica y de los días en los que se aplique el trabajo remoto, tu empresa disminuirá su gasto energético al tener encendidos menos equipos de cómputo, calefacción o enfriamiento y servicios como agua potable y purificada.
2. Mayor retención laboral: el teletrabajo ofrece numerosos beneficios al personal y esto se verá reflejado en el tiempo que desean permanecer en tu empresa. Que tengas menor rotación de personal siempre implica menor costo y un crecimiento estable. Esta es una de las formas en que las PYMEs pueden competir con grandes compañías y equilibrar la balanza, ya que en sueldos y otras prestaciones, podrían no equipararse.
3. Acceso a un rango mayor de currículums profesionales: al tener vacantes de home office, tu empresa puede acceder a profesionales con mejores currículums, más preparados e incluso de menor costo de los que podrías encontrar en la zona geográfica en la que se ubica tu negocio.
4. Incremento de la productividad: los beneficios que el trabajo a distancia ofrece a las personas influyen en el nivel de productividad que pueden ofrecer a las empresas para las que trabajan. Imagina que tus colaboradores pueden ahorrarse una o dos horas de tráfico, con lo que tendrán más tiempo personal y una vida más plena, estudios demuestran que estos indicadores mejoran la productividad y concentración laboral de un 10 a un 15%.
5. Cada integrante de tu equipo dispondrá su espacio para trabajar mejor: no todas las personas reaccionan igual ante los mismos estímulos, esto implica que una atmósfera serena podría no ser tan útil para algunos colaboradores que requieren ambientes más estimulantes para trabajar. Desde casa, ellos podrán disponer sus ambientes para recrear lo que sientan necesitar más: serenidad, calma, concentración, viveza, entre otros.

5 Beneficios del teletrabajo para los trabajadores

1. Pueden mantenerse cerca de personas mayores y niños que requieren sus cuidados: en situaciones en donde existen personas vulnerables en la familia y no hay en casa alguien que los cuide, trabajar desde casa representa una gran oportunidad, ya que les permite a tus colaboradores centrar su atención en el trabajo sin el temor de que algo ocurra mientras no estén. La tranquilidad de tener a sus seres queridos seguros es un gran estímulo para la productividad.
2. Más tiempo libre: Muchas personas confunden este beneficio y creen que trabajarán menos tiempo, lo cual dista mucho de la realidad. Tener más tiempo disponible está relacionado con el ahorro en tiempos de comida fuera de casa y desplazamiento que, pueden ir desde una hora a dos al día, incluso más en ciudades muy pobladas. Esto implica, más tiempo para realizar más actividades que tu personal disfrute.
3. Una vida más plena y feliz: tener más espacios libres durante el día, les permitirá a tus empleados dedicar más tiempo a hobbies, distracciones e intereses personales. Estos factores están estrechamente relacionados con menores tasas de estrés, relaciones personales más saludables y, por supuesto, personas más felices. Adicionalmente, la ausencia de políticas relacionadas al trabajo en oficina, puede liberarlos de distracciones que, en determinado momento, pueden hacerlos sentir abrumados.
4. Más salud: al tener más tiempo libre, tus empleados podrán realizar actividades físicas y alimentarse en casa más saludablemente. ¿Acaso no es una de las mejores ventajas?
5. Menos gastos: al no tener que desplazarse para ir a trabajar, las personas pueden ahorrar lo que gastarían en transporte o gasolina. Adicional a ello, también podrán reducir gastos relacionados con la comida fuera de casa.

Menor impacto ambiental

No pude evitarlo, ya llevaba cinco beneficios de cada uno, pero para mí, este no podía faltar porque beneficia no solo a las empresas o a los colaboradores, sino a la comunidad global.

Al existir menor desplazamiento y consumo fuera de casa, el impacto ambiental del trabajo remoto es menor, ya que se producen menos emisiones de gas y desechos.

Verlo de esta forma, me hace pensar en que todas las empresas deberíamos implementarlo, al menos algunos días o con aquellos colaboradores que se beneficien más de esta modalidad.

5 Tips para implementar el Home Office en tu empresa

Según el sector y políticas de tu empresa, es probable que necesites tomar algunos factores en cuenta, te comparto cinco tips que pueden ser aplicados en casi cualquier sector.

Revisa que el personal tenga la tecnología necesaria

Para que tu equipo de colaboradores pueda trabajar desde casa es necesario que cuente con un sistema confiable y estable de internet y telefonía.

Es común que, en algunos sectores, “home office” sea igual a una cafetería con internet, sin embargo, no garantiza un nivel óptimo en la rapidez de navegación y mucho menos en la concentración y enfoque que, en algunas áreas, son necesarios.

Habla con tu equipo de trabajo para asegurarte de que todos cuentan con los elementos necesarios para llevar a cabo sus tareas exitosamente desde casa, en caso negativo, creen juntos un plan que les permita a ambas partes beneficiarse del trabajo remoto.

Por otro lado, es importante que estén preparados y exista un plan emergente en caso de que la tecnología comience a fallar.

Si es así, reduce al mínimo las necesidades de transferencia de datos:

1. En telellamadas o conferencias, los participantes pueden apagar sus cámaras si no son estrictamente necesarias, esto hará una diferencia enorme en la calidad del audio.
2. Deshabiliten los micrófonos, aquellas personas que no requieran hablar.
3. Cierren las ventanas de navegador que no estén siendo empleadas.
4. Limiten, tanto como sea posible, compartir pantallas.
5. Cierren aplicaciones de conversación grupal o individual que no sean necesarias.

Emplea aplicaciones que faciliten trabajar remotamente

En estos días, hay infinidad de ellas:

1. Zoom para llamadas y videoconferencias
2. Hangouts o Google Meetings
3. Skype
4. Slack para mensajes individuales o grupales
5. Asana o Monday para gestión de proyectos compartidos
6. GSuite que brinda una gran variedad de herramientas como espacio en la nube, documentos y hojas de cálculo individuales y compartidos, calendario, entre muchos otros.
7. Loom o Vidyard para realizar videos cortos que faciliten explicar o compartir cosas que, por escrito, pudiese ser mucho más complejo.

Ten en cuenta que la comunicación es la clave del éxito

Es recomendable que crees procesos de comunicación que facilite el flujo de información y permita que todos se sientan cómodos con las tareas individuales y grupales.

En una oficina, si tienes una duda o comentario puedes ir al escritorio de la otra persona y conversarlo, pero en el teletrabajo no ocurre lo mismo.

Sin embargo, es fácilmente solucionable: si necesitas comunicar algo puedes enviar un email y si necesitas mayor rapidez en la respuesta un mensaje en Slack o Skype. Si es urgente, basta con levantar el teléfono y hacer una llamada, sería el equivalente a ir a la oficina u escritorio de alguien.

Es fundamental que las personas se sientan parte del grupo y estén en contacto. Así que, genera procesos que permitan estar en comunicación más allá de las cosas fundamentales y básicas.

Tener un canal de Slack o grupo de Skype puede facilitarle la vida a tus colaboradores. Podrían usar también WhatsApp, pero podría ser un poco intrusivo emplear canales de comunicación personal para lo laboral, por lo que no lo recomiendo.

Es importante que la comunicación permita realizar con eficiencia las tareas de trabajo pero también mantener un ambiente humano agradable. Tu equipo no debe sentir que están solos frente a una computadora como si fuese un equipo electrónico más, porque no lo es.

Hay cosas para las que tus colaboradores necesitarán llevar a cabo reuniones en línea, sea para presentaciones o para explicar cosas que, por otro medio, pudiese dificultar el entendimiento mutuo. Asegúrate de darles las herramientas necesarias para que lo realicen con éxito.

Brinda tips y recomendaciones a tus colaboradores

Parte vital para que el trabajo remoto funcione en tu empresa, es ayudar a todos los integrantes del equipo a integrarlo fácilmente en sus espacios, ofréceles ideas que les permitan aprovechar esta modalidad. Algunas de ellas pueden ser:

Minimizar distracciones

Las personas pueden olvidar o no saber qué alguien está trabajando en casa, así que lo mejor es comunicarlo. Avisa a tu familia en qué horario estarás trabajando y pide su ayuda para no interrumpirte en tus labores.

También puedes colocar un pequeño cartel en la puerta de tu departamento o casa solicitando que no toquen el timbre porque estás en horario laboral, atendiendo llamadas de trabajo.

Por otro lado, te ayudará tener a la mano todo lo que necesitarás para trabajar, incluso agua y algún snack por si sientes hambre no tengas que levantarte e interrumpir tu concentración.

Disponer de un espacio específico para trabajar

Necesitas de un lugar en el que te sientas cómodo, equipado con todo lo que necesitas para tus labores de oficina y que, de preferencia, uses únicamente para trabajar.

Esto no es para tener un espacio “de moda” o elegante para realizar home office, sino para que puedes lograr un estado de ánimo en el que te sientas eficiente, enfocado y productivo.

Por otro lado, evita trabajar en tu habitación o área de esparcimiento, porque tu mente podría asociar dicho espacio con trabajo e impedir que posteriormente puedas dormir o divertirte en dichas áreas.

Asegurar que el fondo luzca profesional

Si tu actividad requiere realizar reuniones en línea, dispón tu espacio y computadora de tal forma que el fondo esté libre de distracción, lo más fácil es que sea la pared.

De esta manera, aunque toda la habitación sea un completo desastre, cuando hables con tus colegas y prospectos, lucirás profesional.

Bañarse y vestirse para trabajar

Al trabajar desde casa es probable que te sientas tentado a, incluso, quedarte en pijama. ¡Pero, no hagas eso! Te sentirás más eficiente y profesional si te vistes como si estuvieses en la oficina, eso te permitirá crear el estado mental adecuado.

El código de vestimenta aún aplica.

Establecer límites en caso de haber niños en casa

Puede ser uno de los escenarios más complejos del teletrabajo, porque si tus hijos están, querrás dedicarles atención y tiempo. Además, ellos se asegurarán de interrumpirte y recordarte que continúan ahí.

Podrías sentirte culpable de “estar” físicamente pero en realidad no estar presente. Así que es un buen momento para mostrar a tu familia un poco de tu día a día y enseñarles cómo lograr un buen trabajo.

Señala límites en el que no puedan entrar a tu espacio de trabajo o permite que estén mientras jueguen silenciosamente. Comienza a enseñarles acerca de la disciplina o simplemente… ignóralos 😛

Asegúrate de explicarles bien cómo necesitas que se comporten, las razones por las que es importante para ti que sea así y cómo beneficia a tu familia el trabajo en casa.

Mantén las actividades como si estuviesen en la oficina

En realidad las cosas no tienen porqué ser diferentes, sin embargo, aún no es tan común saber cómo hacer home office y puede llegar a causar ideas equivocadas.

Por ello es importante que ayudes a tus colaboradores a mantenerse profesionales desde casa.

1. Mantén el mismo horario laboral que el de la oficina. Para el trabajo remoto la consistencia es un factor clave por lo que es importante que tus colaboradores implementen rutinas similares a las que existen al trabajar en una oficina. Por supuesto, “llegar” a tiempo es una de ellas.
2. Pídeles crear un plan para administrar sus actividades. Tal como se realiza en la oficina, tu equipo de trabajo necesitará organizar su tiempo. Apartar espacio para llamadas o reuniones en línea, otros para emails, otro para tareas específicas sencillas y otros en las que requiera mayor concentración, les permitirá mantener la productividad.
3. Solicita respetar tiempos de comida y pequeños espacios de descanso. De esta forma, cuidarás de que tus colaboradores mantengan prácticas laborales saludables que les permitan mantenerse sanos, enfocados y con niveles controlados de estrés.

Trabajar de forma remota implica en realidad laborar como si estuvieses en una oficina cualquiera, como si nada fuese diferente. Asegúrate de que todo tu equipo de trabajo comparte la misma perspectiva y visión al respecto.

¿Tu empresa está preparada para implementar el Home Office?

No todas las empresas pueden llevar a la práctica esta modalidad de trabajo, al menos no en todas sus áreas. Imagínate un despacho de arquitectos e ingenieros civiles. Seguramente pueden hacer teletrabajo pero definitivamente no pueden construir una casa a distancia.

Hay sectores en los que el trabajo remoto no es una opción aún, a pesar de la tecnología que hoy en día tenemos, así que valora hasta dónde pueden tus colaboradores realizar, o no, desde casa.

¿Qué opinas? ¿Hay alguna otra buena práctica que puedas recomendarnos para realizar Home Office?